Nhập khẩu dữ liệu từ excel

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn Anh/Chị nhập khẩu dữ liệu Danh mục, Số dư hoặc Chứng từ từ file Excel vào phần mềm MISA Mimosa 2025, áp dụng khi cần đưa nhanh dữ liệu có sẵn (khách hàng/nhà cung cấp, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, vật tư hàng hóa, số dư đầu kỳ, chứng từ phát sinh…) vào hệ thống thay vì nhập tay từng dòng.

2. Các bước thực hiện

Lưu ý: Trước khi nhập khẩu dữ liệu, anh/chị cần sao lưu dữ liệu kế toán, vì thao tác sẽ đưa dữ liệu từ tệp excel vào cơ sở dữ liệu hiện tại và có thể ảnh hưởng đến dữ liệu đang có.

Bước 1: Chọn tệp nguồn

1. Vào Tệp, chọn Nhập khẩu dữ liệu từ excel.

2. Tại mục Loại dữ liệu, chọn 1 trong 3: Danh mục, Số dư, Chứng từ.

3. Tích chọn loại cụ thể

• Chọn loại danh mục nhập khẩu hoặc: Khách hàng nhà cung cấp, Công cụ dụng cụ, Tài sản cố định, Vật tư hàng hóa.
• Chọn loại số dư nhập khẩu: Số dư tài khoản, số dư ban đầu CCDC, Số dư ban đầu Vật tư hàng hóa
• Chọn loại chứng từ nhập khẩu: 
  • Tiền mặt
    • Phiếu thu
    • Phiếu thu rút dự toán nhập quỹ
    • Phiếu chi
    • Phiếu chi nộp tiền vào NH,KB
  • Tiền gửi
    • Thu tiền gửi
    • Chi tiền gửi
  • Kho bạc
    • Rút dự toán tiền gửi
    • Rút dự toán chuyển khoản
    • Rút dự toán chuyển khoản lương, bảo hiểm
    • Chuyển khoản kho bạc
  • Sổ cái
    • Chứng từ nghiệp vụ khác
  • Vật tư hàng hóa
    • Nhập kho
    • Xuất kho

4. Nếu chưa có tệp nguồn, nhấn Tải tệp mẫu ngầm định để tải file Excel mẫu, sau đó điền dữ liệu vào file này.

5. Nhấn biểu tượng thư mục tại Đường dẫn đến tệp dữ liệu(*) để chọn file Excel đã điền dữ liệu.

• Chọn sheet chứa dữ liệu(*) và khai báo Dòng tiêu đề là dòng(*) (mặc định dòng 1 -> có thể chọn lại tùy theo dòng tiêu đề trên file nhập khẩu).

6. Nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước 2

Bước 2: Ghép cột dữ liệu

Lưu ý: Nếu anh/chị sử dụng file mẫu ngầm định của phần mềm để nhập khẩu vào phần mềm thì tại bước này không cần phải thực hiện ghép cột dữ liệu.

• Thực hiện ghép Thông tin dữ liệu phần mềm (tên các cột dữ liệu trên phần mềm) với Thông tin trong tệp excel (tên các cột trên file excel cần nhập khẩu). 
• Nếu danh mục có nhiều nhóm dữ liệu liên quan (ví dụ Khách hàng, Nhà cung cấp kèm Tài khoản ngân hàng), cần ghép cột lần lượt theo từng tab tương ứng.
• Chọn cách Xử lý dữ liệu trùng: Nhập khẩu bổ sung (chỉ thêm mới) hoặc Nhập khẩu ghi đè (cập nhật đè lên dữ liệu đã có).

• Nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước 3.

Bước 3: Kiểm tra dữ liệu

• Phần mềm hiển thị dữ liệu chuẩn bị nhập khẩu để Anh/Chị rà soát (kể cả các nhóm dữ liệu liên quan, hiển thị theo tab riêng).
• Nếu phát hiện lỗi, nhấn Sửa tệp dữ liệu để chỉnh trực tiếp trên Excel, Lưu và đóng file, sau đó nhấn Kiểm tra lại dữ liệu.

• Nhấn Nhập khẩu, phần mềm hỏi xác nhận → nhấn Đồng ý để thực hiện.

Bước 4: Nhập khẩu

• Phần mềm thông báo kết quả nhập khẩu: Số bản ghi nhập khẩu thành công, số bản ghi nhập khẩu không thành công (có thể nhấn Xem chi tiết để kiểm tra danh sách).
• Có thể nhấn Nhập khẩu tệp mới nếu muốn tiếp tục nhập file khác, hoặc nhấn Đóng để kết thúc.

 3. Lưu ý

• Sau khi nhập khẩu: Vào Tiện ích\Bảo trì dữ liệu, chọn khoảng thời gian bảo trì (ví dụ: Năm nay, Từ 01/01/2025 – Đến 31/12/2025), tích chọn Ghi sổ các chứng từ chưa ghi sổ, nhấn Thực hiện để phần mềm ghi sổ Số dư và Chứng từ vừa nhập khẩu. 

• Các cột có dấu (*) trên file nguồn không được để trống.
• Với Chứng từ, sau khi nhập khẩu thành công, chứng từ ở trạng thái chưa ghi sổ — bắt buộc phải chạy Bảo trì dữ liệu\Ghi sổ các chứng từ chưa ghi sổ thì mới lên được sổ sách, báo cáo.