1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách ký số trực tiếp trên Mẫu số 09 – Bảng thanh toán cho người thụ hưởng bằng tệp PDF trước khi gửi lên Dịch vụ công Kho bạc. Qua đó giúp kế toán thay thế việc in, ký tay và scan chứng từ, rút ngắn thời gian xử lý, đồng thời đảm bảo hồ sơ điện tử hợp lệ và thuận tiện khi gửi Kho bạc.
- Đơn vị có thể ký số qua phần mềm đọc file PDF là Foxit Reader hoặc Acrobat Reader
2. Các bước thực hiện
Bước 1: Tải và Cài đặt phần mềm phần mềm đọc file PDF:
- Foxit Reader ( tải tại đây)
- Acrobat Reader ( tải tại đây )
Bước 2: Cắm chữ ký số vào máy tính
Bước 3: Xuất bảng lương Mẫu số 09: Bảng thanh toán cho người thụ hưởng ( Nghị định 11/2022/NĐ-CP)
Trường hợp 1: Đơn vị có lập bảng lương trên phần mềm
- In bảng lương từ phần mềm : Vào phân hệ Tiền lương\Tính lương\Tích chuột phải Chọn Danh sách bảng lương:
- Trên danh sách bảng lương, Tích đúp chuột trái bảng lương cần in.
- Trên giao diện bảng lương, tích vào tam giác đen cạnh mục In. Chọn Mẫu số 09: Bảng thanh toán cho người thụ hưởng (Nghị định 11/2022/NĐ-CP) để In
- Xuất bảng lương Mẫu số 09: Bảng thanh toán cho người thụ hưởng ( Nghị định 11/2022/NĐ-CP) từ phần mềm kế toán Mimosa. Net ra dạng file PDF
Hướng dẫn cách lập bảng lương tại đây
Trường hợp 2: Đơn vị lập bảng lương ở ngoài Excel
Chuyển file định dạng từ Excel sang PDF bằng cách :
Đối với Microsoft Excel 2010 và các phiên bản mới hơn, chỉ cần vào file bảng lương sử dụng công cụ Save As/Save as Type và chọn định dạng PDF đã được Microsoft tích hợp sẵn trên Excel, sau đó lưu vào máy tính là được.
Bước 4: Mở lại bảng lương Mẫu số 09 vừa xuất khẩu ra dạng file PDF tại thư mục lưu trữ
Bước 5: Thực hiện ký số trên Mẫu số 09 file PDF
Lưu ý: Khi Save as file đã ký số không đặt tên file có ký tự đặc biệt, có dấu cách và các ký tự bằng tiếng việt ví dụ:“đ”, “Đ” (thay bằng các ký tự “d”,”D”, viết liền và không dấu) để hồ sơ chứng từ khi gửi sang kho bạc, cán bộ kho bạc mở được file đính kèm.
Trường hợp 1: Ký trên Foxit Reader
Bước 1: Chọn Protect với chức năng Sign&Certify -> chọn Place Signature … để tiến hành ký vào văn bản
Bước 2: Chọn nơi chữ ký sẽ hiển thị. Sau đó tích vào Sign as để chọn lại chữ ký số và nhấn Sign
Bước 3: Sau khi nhấn Sign Hệ thống sẽ yêu cầu nhập tên file mới và nơi lưu trữ file sau khi đã ký số -> Chọn Save
Bước 4: Xuất hiện hộp thoại yêu cầu nhập mật khẩu. Nhập mã PIN của USB token, sau đó nhấn Đăng nhập . Như vậy, tài liệu đã được ký thành công
Trường hợp 2 : Ký trên Acrobat Reader
Bước 1: Nhấn chọn Tool sau đó nhấn Open tại mục Certificates.
Bước 2: Nhấn Digitally Sign, nhấn chuột trái để khoanh vùng cần ký.
Bước 3: Nhấn Continue để tiếp tục.
Sau khi nhấn Continue, màn hình hiển thị thông tin chứ ký số của đơn vị. Tại đây, bấm Sign để thực hiện ký. Sau đó chọn Save để lưu file vào máy tính.
Bước 5: Nhập mã PIN của USB token, sau đó nhấn OK. Như vậy, tài liệu đã được ký thành công
Sau khi đã ký số xong, Gửi bảng lương Mẫu số 09: Bảng thanh toán cho người thụ hưởng (Nghị định 11/2022/NĐ-CP) cho Kho bạc tại đây
