1. Mục đích
Bài viết hướng dẫn thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối tháng hoặc cuối năm và in sổ S14-H đáp ứng quy định mới của Bộ Tài chính trong thông tư 24/2024/TT-BTC
Nội dung bài viết bao gồm: Hướng dẫn định khoản xử lý khi phát hiện thừa/thiếu tiền mặt, mô tả quy trình kiểm kê tiền mặt và các bước thực hiện trên phần mềm và in bảng kiểm kê quỹ tiền mặt S14-H
2. Ðịnh khoản
1. Khi phát hiện quỹ tiền mặt thừa so với sổ sách kế toán:
- Ghi nhận các khoản thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân:
Nợ TK 111 (1111, 1112)
Có TK 338 – Phải trả khác (3381)
- Khi tìm ra nguyên nhân và có quyết định xử lý:
Nợ TK 338 – Phải trả khác (3381)
Có TK liên quan: TK 111 (nếu trả lại bằng tiền), TK 711 (nếu tính vào thu nhập của đơn vị)
2. Khi phát hiện quỹ tiền mặt thiếu so với sổ sách kế toán:
- Ghi nhận các khoản thiếu quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)
Có TK 111 (1111, 1112)
- Khi tìm ra nguyên nhân và có quyết định xử lý:
Nợ TK liên quan: TK 111 (nếu người có trách nhiệm nộp bằng tiền), TK 334 (nếu trừ thẳng vào lương của cán bộ), TK 811 (nếu tính vào chi phí của đơn vị)
Có TK 138 – Phải thu khác (1381)
3. Các bước thực hiện
Bước 1: Vào nghiệp vụ Tiền mặt, chọn Kiểm kê\Kiểm kê quỹ.
Bước 2: Chọn thời gian kiểm kê Đến ngày, chọn Loại tiền. Nhấn Đồng ý.
Bước 3: Tại mục Kiểm kê:
- Nhập thông tin chung: Mục đích, Số bảng kiểm kê, Ngày kiểm kê…
- Tại phần Kiểm kê thực tế, nhập Số lượng (Tờ) và Diễn giải theo kết quả thực tế kiểm kê được
- Có thể thêm dòng hoặc xóa dòng để nhập thêm hoặc xóa thông tin nếu muốn.
- Phần mềm tự động hiển thị số dư theo sổ kế toán, số kiểm kê thực tế và chênh lệch.
- Sau khi nhập xong, hệ thống sẽ tự động tính toán Chênh lệch giữa số dư theo sổ kế toán tiền mặt và số kiểm kê thực tế:
-
- Số tiền trên sổ sách > kiểm kê => Số tiền chênh lệch dương.
- Số tiền trên sổ sách < kiểm kê => Số tiền chênh lệch âm (hiển thị trong ngoặc đơn).
Bước 4: Tại mục Thành viên tham gia: Nhập thông tin người kiểm kê.
Bước 5: Tại mục Kết quả xử lý: Nhập Lý do chênh lệch (nếu có) và Kết luận xử lý.
Bước 6: Nhấn Cất để lưu bảng kiểm kê quỹ. Nếu số tiền chênh lệch = 0, anh/chị chuyển xuống bước 9 để in chứng từ S14-H: Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt. Nếu số tiền chênh lệch khác 0, anh/chị tiếp tục thực hiện xử lý chênh lệch
Bước 7: Nếu có chênh lệch thì nhấn Xử lý chênh lệch
- Nếu số tiền chênh lệch < 0: Hệ thống tự động sinh Phiếu thu để xử lý chênh lệch thừa khi kiểm kê.
- Nếu số tiền chênh lệch > 0: Hệ thống tự động sinh Phiếu chi để xử lý chênh lệch thiếu khi kiểm kê.
Bước 8: Thực hiện nhập các thông tin cho Phiếu thu hoặc Phiếu chi tương ứng.
Sau khi nhập xong thì nhấn Cất phiếu thu hoặc phiếu chi . Bảng kiểm kê quỹ sẽ được đánh dấu Đã xử lý chênh lệch
Bước 9: Để in Bảng kiểm kê, nhấn vào biểu tượng tam giác cạnh chữ In, chọn S14-H: Bảng kiểm kê tiền mặt trong quỹ.
