Lập chứng từ bán hàng kèm hóa đơn

Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách hạch toán nghiệp vụ, mô tả quy trình và các bước lập chứng từ bán hàng có lập kèm hóa đơn trên phần mềm, giúp ghi nhận doanh thu, thuế GTGT, giá vốn và tự động tạo hóa đơn điện tử theo đúng quy định.

2.1. Phản ánh doanh thu

2.1.1. Đối với hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT và đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, ghi:

Nợ TK 1111, 1112, 1121, 1122, 131 (Tổng giá thanh toán)

Có TK 531 – Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ

Có TK 333 – Các khoản phải nộp Nhà nước (33311)

Khi đơn vị thu tiền mặt hoặc tiền gửi bằng ngoại tệ, đồng thời ghi đơn Nợ TK 004 – Ngoại tệ các loại.

2.1.2. Đối với hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, ghi:

– Khi bán hàng:

Nợ TK 1111, 1112, 1121, 1122, 131 (Tổng giá thanh toán)

Có TK 531 – Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ

Khi đơn vị thu tiền mặt hoặc tiền gửi bằng ngoại tệ, đồng thời ghi đơn Nợ TK 004 – Ngoại tệ các loại.

– Định kỳ xác định số thuế GTGT phải nộp:

Nợ TK 531 – Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ

Có TK 333 – Các khoản phải nộp Nhà nước (33311)

2.2. Phản ánh giá vốn hàng bán

Khi xuất bán hàng hóa, vật tư, thành phẩm, ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 152, 153, 155, 156

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng có lập kèm hóa đơn, thông thường quy trình thực hiện như sau:

1. Khách hàng có nhu cầu mua hàng, nhân viên bán hàng tiếp nhận yêu cầu và đề nghị xuất kho trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
2. Căn cứ chứng từ được duyệt, kế toán lập chứng từ bán hàng. Trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản thì đồng thời ghi nhận nghiệp vụ thu tiền.
3. Kế toán lập phiếu xuất kho và giao cho thủ kho để xuất hàng.
4. Thủ kho xuất hàng theo phiếu xuất kho, cập nhật sổ kho và các bên liên quan ký xác nhận.
5. Kế toán tích chọn Lập kèm hóa đơn trên chứng từ bán hàng để phần mềm tự động tạo hóa đơn.
6. Khách hàng nhận hàng, hóa đơn và các chứng từ liên quan.
7. Kế toán ghi nhận doanh thu, thuế GTGT (nếu có) và giá vốn hàng bán.

Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng, chọn hình thức bán hàng.

Ví dụ: Bán hàng thu tiền ngay\Bán hàng thu tiền mặt.

Bước 2: Khai báo các thông tin trên Phiếu thu bán hàng.

• Nhập Thông tin chung: Khách hàng, Địa chỉ, Mã số thuế, Lý do nộp.
• Nhập thông tin tại tab Hàng tiền: Mã hàng, TK Nợ, TK Có, Số lượng, Đơn giá.

• Tại tab Thuế, Giá vốn: chọn Thuế suất (nếu có) và khai báo các thông tin về giá vốn.

• Tại tab MLNS: nhập Nguồn, Mục, Tiểu mục.

• Tại tab Thống kê: chọn Hoạt động.

• Phần mềm tự động tính Tổng tiền thanh toán = Tổng tiền hàng + Tổng tiền thuế – Tổng chiết khấu, giảm giá.

Bước 3: Tích chọn Lập kèm hóa đơn. Khai báo các thông tin: Hình thức thanh toán, Mẫu số hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn.

Lưu ý: Trường hợp hóa đơn có nhiều mặt hàng nhưng chỉ muốn hiển thị một tên hàng chung, tích chọn In kèm bảng kê và khai báo Số bảng kê, Ngày bảng kê, Tên mặt hàng chung.

Bước 4: Nhấn Cất.

Bước 5: Sau khi cất chứng từ, phần mềm tự động lập hóa đơn và hiển thị tại phân hệ Hóa đơn\Hóa đơn.

Khi cần sửa thông tin, anh/chị mở lại chứng từ bán hàng, chọn Bỏ ghi/Sửa, thực hiện chỉnh sửa và nhấn Cất. Phần mềm sẽ tự động cập nhật các thay đổi lên hóa đơn đã lập.

Nếu xóa chứng từ bán hàng, phần mềm sẽ tự động xóa hóa đơn được lập kèm.

Lưu ý: Không được phép sửa trực tiếp trên hóa đơn đã lập kèm, mọi thay đổi phải thực hiện trên chứng từ bán hàng.