Với trường hợp kế toán không lập bảng lương trên phần mềm, mà thực hiện tính lương bên ngoài, ví dụ như tính lương trên file excel, nhưng muốn ghi nhận việc trả lương, hạch toán chi phí lương trên phần mềm thì thực hiện như sau:
Nhấn chuột trái vào dấu + để xem chi tiết
Bước 1: Rút dự toán tiền gửi trả lương
Sau khi tập hợp đầy đủ các chứng từ gốc như bảng lương có chữ ký của cán bộ nhân viên,… đơn vị rút dự toán tạm ứng bằng tiền gửi để trả lương cho cán bộ nhân viên.
Các thao tác thực hiện như sau:
1. Vào nghiệp vụ Kho bạc, chọn Rút dự toán\Rút dự toán chuyển khoản lương, bảo hiểm.
2. Khai báo thông tin về chứng từ Rút dự toán chuyển khoản lương, bảo hiểm.
- Chọn hình thức: Tạm ứng đã cấp dự toán.
- Nhập thông tin Đơn vị trả tiền, Đơn vị nhận tiền, Chứng từ.
- Nhập diễn giải chung: là nội dung thanh toán trên mẫu C2-02a/NS
- Nhập chi tiết chứng từ: Diễn giải chi tiết, Nguồn, Chương, Khoản, Tiểu mục, Số tiền.
3. Nhấn Cất. Hệ thống hiển thị màn hình thông báo, tích chọn Chuyển khoản kho bạc vào tài khoản để trả lương. Nhấn Đồng ý.
4. Bạn kiểm tra các thông tin trên chứng từ Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi, phần mềm đã tự sinh hạch toán Nợ TK 1121/Có TK 3371 – nghiệp vụ Tạm ứng đã cấp dự toán dựa theo tính chất nguồn KP đồng thời Có TK 008221 tương ứng.
5. Chọn thông tin Nộp vào tài khoản tại phần Đơn vị nhận tiền.
6. Phần mềm tự động tích chọn “Tự động sinh chứng từ Chi tiền gửi trả lương”. Nhấn Cất.
(Hoặc sau khi Cất, trên chứng từ nhấn Tiện ích\Sinh chứng từ trả lương)
6. In Giấy rút dự toán ngân sách (Mẫu C2-02a/NS)
Trên chứng từ Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi vừa lập, tích In chọn Mẫu Giấy rút dự toán ngân sách (Mẫu C2-02a/NS)
Trên bảng tham số báo cáo, ở tab 3 Cách hiển thị tùy chọn các thông tin:
- Số dòng trống hiển thị ở trang cuối cùng: nếu ko cần dòng trống chọn về 0
- Tích cộng gộp các bút toán giống nhau
- Nội dung thanh toán là : chọn lại diễn giải chứng từ
Sau khi chọn xong các tham số báo cáo, tích Đồng ý
Bước 2: Chi trả lương bằng tiền gửi
1. Phần mềm sinh chứng từ Chi tiền gửi trả lương, tự động hạch toán TK Nợ 3341, TK Có 1121.
2. Phần mềm tự động tích chọn “Tự động sinh chứng từ Hạch toán chi phí lương”. Nhấn Cất.
Lưu ý: Trường hợp không tích chọn Tự động sinh chứng từ Hạch toán chi phí lương thì trên chứng từ, bạn vào Tiện ích/Hạch toán chi phí lương để sinh chứng từ hạch toán chi phí.
Bước 3: Hạch toán chi phí lương
1. Phần mềm sinh Chứng từ hạch toán chi phí lương trên Chứng từ nghiệp vụ khác, tự sinh hạch toán Nợ TK 61111, 61121/Có TK 3341 dựa theo tính chất nguồn KP.
Lưu ý: Tiểu mục lương, phụ cấp chọn lại tương ứng với từng khoản chi lương
3. Nhấn Cất.
Bước 4: Lập bảng kê thanh toán tạm ứng
1. Vào phân hệ Kho bạc\Lập bảng kê\Lập bảng kê chứng từ thanh toán đã cấp dự toán
2. Chọn Khoảng thời gian lập bảng kê, Diễn giải.
3. Tại tab Bảng kê, tích chọn các chứng từ cần lập bảng kê.
4. Nhấn Cất.
Bước 5: Thanh toán với kho bạc
Sau khi được Kho bạc chấp nhận thanh toán, kế toán hoàn tất thanh toán trên phần mềm như sau:
1. Vào phân hệ Kho bạc\Lập bảng kê\Danh sách bảng kê chứng từ thanh toán.
2. Chọn bảng kê thanh toán tạm ứng cần thanh toán với kho bạc.
3. Chọn tab Thanh toán, tích chọn các chứng từ cần lập thanh toán với kho bạc.
4. Nhấn Thanh toán.
5. Sau khi thanh toán xong, phần mềm tự động hạch toán đồng thời tại tab Hạch toán đồng thời, ghi:
Có TK 008221 – số tiền âm
Có TK 008222 – số tiền dương
Bước 6: Kết chuyển số đã thanh toán tạm ứng từ TK 3371 sang TK 511
1. Vào Nghiệp vụ\Tổng hợp\Chứng từ nghiệp vụ khác
2. Trên Danh sách chứng từ nghiệp vụ khác, Tích chuột đến chứng từ hạch toán chi phí lương vừa thanh toán với Kho bạc với Bước 5, Chuột phải chọn Nhân bản
3. Phần mềm sẽ sinh ra 1 chứng từ giống chứng từ hạch toán chi phí lương, bạn sẽ sửa lại nội dung Diễn giải, và TK Nợ là 3371, TK Có là 5112 ( nguồn không thường xuyên)
4. Cất
