Sau khi xóa hóa đơn, kế toán có thể lập và phát hành hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa.
Các bước thực hiện
1. Vào phân hệ Hóa đơn.
2. Chọn tab Hóa đơn.
3. Nhấn Thêm\Hóa đơn thay thế hoặc chọn Hóa đơn thay thế bên thanh công cụ.
4. Chọn Khoảng thời gian, Khách hàng (nếu muốn). Nhấn Lấy dữ liệu.
5. Trường hợp có nhiều kết quả tìm kiếm thì chọn hóa đơn cần lập hóa đơn thay thế.
6. Nhấn Đồng ý.
7. Phần mềm sẽ lấy các thông tin của hóa đơn cũ lên hóa đơn thay thế.
- Phần mềm hiển thị “Thay thế cho hóa đơn số…” để anh/chị biết. Có thể nhấn vào số hóa đơn để xem hóa đơn bị xóa.
- Nhập lại thông tin mới, ví dụ như tên khách hàng, địa chỉ, hàng hóa dịch vụ,…
- Ngoài ra, có thể nhấn Chọn hóa đơn để chọn lại hóa đơn đã bị xóa khác và lập hóa đơn thay thế.
8. Nhấn Cất.
9. Để phát hành hóa đơn cho khách hàng, nhấn Phát hành HĐĐT.
- Phần mềm mặc định các thông tin đơn vị và thông tin hóa đơn, có thể chọn lại mẫu hóa đơn để phát hành.
- Tích chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng nếu muốn gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi đã phát hành.
10. Nhấn Phát hành hóa đơn. Lựa chọn chứng thư số của đơn vị, nhấn OK.
11. Phần mềm phát hành hóa đơn điện tử và gửi cho khách hàng. Lúc này, khách hàng có thể truy cập vào địa chỉ email đã cung cấp cho đơn vị để tra cứu hóa đơn.
13. Trên màn hình Danh sách hóa đơn sẽ hiển thị trạng thái hóa đơn là Hóa đơn thay thế để anh/chị biết và dễ dàng quản lý.
14. Đối với người mua, có thể tra cứu hóa đơn thay thế bằng cách nhấn Tra cứu hóa đơn tại email mà người bán đã gửi cho người mua.
