Giúp kế toán ghi nhận xóa hóa đơn trong trường hợp đã được ký điện tử nhưng có phát hiện sai sót trên hóa đơn như thông tin người mua, số tiền, hàng hóa, dịch vụ… và hóa đơn đó chưa được lập bảng kê thuế. Sau đó, kế toán lập được hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã được xóa theo quy định.
1. Vào phân hệ Hóa đơn, chọn tab Quy trình quản lý HĐĐT, chọn Xử lý hóa đơn/Xóa hóa đơn hoặc vào menu Nghiệp vụ/Hóa đơn/Xử lý hóa đơn/Xóa hóa đơn.
2. Khai báo các thông tin trên màn hình Xóa hóa đơn:
– Thông tin chung (thông tin bắt buộc): Ngày xóa hóa đơn, Số hóa đơn bị xóa bỏ được phần mềm mặc định sẵn, anh/chị có thể sửa lại. Nhập Lý do xóa bỏ.
– Biên bản thỏa thuận (thông tin không bắt buộc): Ngày, Số, Về việc, đính kèm tài liệu liên quan.
– Hóa đơn xóa (thông tin bắt buộc):
- Nhập Số hóa đơn cần xóa hoặc nhấn biểu tượng kính lúp để chọn hóa đơn cần xóa. Phần mềm sẽ lấy lên các hóa đơn đã được phát hành nhưng chưa lập bảng kê thuế, bao gồm các thông tin: Ngày hóa đơn, Số hóa đơn, Mẫu số, Ký hiệu, Khách hàng, Mã số thuế (nếu có), Tổng giá trị hóa đơn. Với những hóa đơn đã được lập bảng kê thuế thì sẽ không lấy lên để anh/chị xóa bỏ.
- Trên màn hình Chọn hóa đơn, chọn Khoảng thời gian, Khách hàng, nhấn Lấy dữ liệu.
- Chọn hóa đơn cần xóa bỏ. Nhấn Đồng ý.
- Phần mềm sẽ lấy lên thông tin của hóa đơn bị xóa: Ngày hóa đơn, Mẫu số hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Khách hàng, Địa chỉ.
– Nhấn Cất để hoàn thành. Chương trình hiển thị thông báo “Sau khi xóa hóa đơn thì hóa đơn này sẽ không còn giá trị sử dụng…”, nhấn Có để chắc chắc muốn xóa hóa đơn, nhấn Không để không xóa hóa đơn.
3. Nhấn Gửi thông báo cho khách hàng để gửi thông báo xóa hóa đơn đến khách hàng.
4. Nhập Tên người nhận và Email. Nhấn Gửi.
5. Khi kế toán gửi thông báo xóa hóa đơn cho khách hàng, khách hàng sẽ nhận được thông báo như sau:
6. Sau khi xóa hóa đơn thì trên hóa đơn sẽ hiển thị trạng thái là Đã bị xóa để anh/chị biết.
7. Đồng thời, ngoài màn hình Danh sách hóa đơn cũng hiển thị trạng thái HĐ xóa bỏ cho anh/chị biết và dễ dàng quản lý.
8. Đối với người mua thì cũng tra cứu được hóa đơn từ hóa đơn gốc đã gửi cho người mua trong email.
