1. Tổng quan
-
Bài viết nhằm hướng dẫn Anh/Chị Thêm, Sửa, Theo dõi, Ngừng theo dõi, Xóa danh mục các Phòng/Ban trong đơn vị trên phần mềm.
-
Danh sách Phòng/Ban sẽ được sử dụng trong các nghiệp vụ: Khai báo cán bộ, tính lương cán bộ, theo dõi Tài sản cố định và công cụ dụng cụ theo phòng ban.
2. Các bước thực hiện
2.1. Thêm mới Phòng/Ban
Mục đích: Để sử dụng trong các nghiệp vụ liên quan đến: Tính lương cán bộ, theo dõi Tài sản cố định và công cụ dụng cụ theo Phòng/Ban.
Bước 1: Vào Danh mục, chọn Phòng/Ban.
Bước 2: Để thêm mới Phòng/Ban, Anh/Chị nhấn Thêm.
Bước 3: Khai báo các thông tin chi tiết cho phòng ban:
- Mã phòng/ban: Nhập mã (bắt buộc)
- Tên phòng/ban: Nhập tên (bắt buộc)
- Thuộc phòng/ban: Chọn phòng ban cấp trên (nếu đây là phòng ban con)
- Diễn giải: Nhập mô tả thêm (nếu cần)
Bước 4: Nhấn Cất.
2.2. Sửa thông tin Phòng/Ban
Mục đích: Cập nhật, thay đổi thông tin (tên, mã,…) của phòng/ban đã có.
Bước 1: Vào Danh mục, chọn Phòng/Ban.
Bước 2: Chọn chuột vào dòng Phòng/Ban cần sửa, nhấn Sửa (hoặc kích đúp chuột vào dòng đó).
Bước 3: Sửa lại các thông tin cần thay đổi.
Bước 4: Nhấn Cất.
2.3. Theo dõi/ngừng theo dõi Phòng/Ban
Mục đích: Ẩn các phòng ban không còn sử dụng khỏi các màn hình chọn lựa khi lập chứng từ hoặc xem báo cáo (Ngừng theo dõi), hoặc hiển thị lại các phòng ban đã ẩn (Theo dõi lại).
Bước 1: Vào Danh mục, chọn Phòng/Ban.
Bước 2: Chọn chuột vào dòng Phòng/Ban cần thao tác, nhấn Sửa (hoặc kích đúp chuột vào dòng đó) sau đó tích (hoặc bỏ tích) vào ô Ngừng theo dõi.
Bước 3: Nhấn Cất
2.4. Xóa Phòng/Ban
Mục đích: Xóa vĩnh viễn một phòng ban đã khai báo nhầm hoặc không còn nhu cầu quản lý.
Bước 1: Vào Danh mục, chọn Phòng/Ban.
Bước 2: Có 2 cách thực hiện:
- Cách 1: Chọn chuột vào dòng Phòng/Ban cần xóa, nhấn Xóa.
- Cách 2: Chọn chuột vào dòng Phòng/Ban cần xóa, nhấn chuột phải, chọn Xóa.
Bước 3: Nhấn Có trên thông báo xác nhận để hoàn tất.
3. Lưu ý
- Anh/Chị không thể xóa phòng ban tổng hợp (cha) nếu phòng ban đó vẫn còn phòng ban con. Anh/Chị phải xóa hết các phòng ban con trước.
- Nếu phòng ban đã phát sinh các nghiệp vụ liên quan (như chứng từ, tài sản,…), chương trình sẽ đưa ra cảnh báo. Anh/Chị cần xóa các phát sinh liên quan trước khi thực hiện lại thao tác xóa phòng ban.
- Nếu phòng ban không còn sử dụng nhưng đã có phát sinh, Anh/Chị nên dùng chức năng Ngừng theo dõi thay vì xóa.
