1. Tổng quan
- Bài viết hướng dẫn quản lý danh sách cán bộ chính xác và thuận tiện, phục vụ cho việc lập chứng từ, in chứng từ, tính lương, bảo hiểm được đầy đủ.
- Nội dung bài viết bao gồm thêm, xóa, ngừng theo dõi cán bộ tại đơn vị.
2. Các bước thực hiện
2.1. Thêm cán bộ
Để khai báo danh sách cán bộ tại đơn vị , có 2 cách sau:
Cách 1: Thêm mới cán bộ trực tiếp từ phần mềm
Bước 1: Vào Danh mục, chọn Cán bộ.
Bước 2: Nhấn Thêm.
Bước 3: Khai báo các thông tin chi tiết cho cán bộ
Lưu ý: Nội dung có dấu * là bắt buộc phải điền đầy đủ.
1. Tại tab Thông tin chung:
- Khai báo thông tin chung của cán bộ, bao gồm: Mã cán bộ, Tên cán bộ, Phòng ban và thông tin khác (nếu có).
Lưu ý: Tại ô Phòng/ban anh/chị chọn phòng ban đã khai báo trong Danh mục\Phòng/ ban, nếu chưa có anh/chị có thể nhấn dấu + để thêm nhanh.
- Nếu cán bộ là thủ quỹ đi rút tiền tại ngân hàng, kho bạc để thông tin trên giấy rút cần khai báo thêm Số CMT/CCCD, Ngày cấp, Nơi cấp.
2. Nếu đơn vị có lập bảng lương thì khai báo thêm tại tab Thông tin lương:
- Loại cán bộ: là Biên chế, Hợp đồng hoặc Tập sự nhằm lập các bảng lương độc lập cho cán bộ biên chế và cán bộ hợp đồng.
- Ngạch lương: Ngạch lương tương ứng của cán bộ.
- Hưởng lương theo: Cán bộ có thể hưởng lương theo Hệ số, hoặc Số tiền tùy theo loại cán bộ.
- Loại cán bộ chọn Biên chế hoặc Tập sự
Phần mềm mặc định chọn Hưởng lương theo Hệ số (không sửa, thay đổi được). Đơn vị nhập Hệ số lương tương ứng.
-
- Loại cán bộ chọn Hợp đồng 68 hoặc Hợp đồng khác
Phần mềm cho phép chọn Hưởng lương theo Số tiền hoặc Hệ số và nhập mức lương Số tiền hoặc Hệ số của cán bộ.
- Tích chọn Nghỉ thai sản: nếu là cán bộ nữ có kế hoạch nghỉ thai sản.
- Trường hợp cán bộ đóng bảo hiểm trên mức lương cố định thỏa thuận trong hợp đồng, anh/chị tích chọn Đóng bảo hiểm trên số tiền cố định, sau đó nhập số tiền đóng bảo hiểm. Đối với những cán bộ này, khi tính lương, phần mềm sẽ tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn dựa trên Lương đóng bảo hiểm đã nhập.
- Đối với các cán bộ còn lại, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn sẽ tính dựa trên các khoản lương được đánh dấu là Tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn của từng cán bộ.
3. Tại tab Thu nhập thường xuyên:
- Khai báo các khoản thu nhập được hưởng hàng tháng của cán bộ. Bao gồm cả lương, các khoản phụ cấp theo lương, các khoản thu nhập, hỗ trợ được hưởng cố định hàng tháng (Ví dụ: khoán học phẩm đối với giáo viên, khoán văn phòng phẩm đối với cán bộ hành chính…).
- Khi khai báo cán bộ, phần mềm đã liệt kê sẵn các khoản thu nhập thường xuyên và đánh dấu các khoản lương sử dụng tương ứng với từng loại hình đơn vị.
- Trường hợp đơn vị có sử dụng khoản lương ngoài các khoản lương đã có trên danh sách, thực hiện bổ sung bằng cách nhấn chuột phải chọn Thêm khoản lương.
- Đối với các khoản thu nhập được hưởng theo Hệ số (phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại…) thực hiện khai báo Hệ số tương ứng. Khi tính lương, phần mềm sẽ căn cứ vào thông tin Hệ số này để tính ra số tiền được hưởng của khoản thu nhập.
- Đối với các khoản thu nhập được hưởng theo Tỷ lệ (phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp ưu đãi ngành…) thực hiện khai báo Tỷ lệ tương ứng. Khi tính lương, phần mềm sẽ căn cứ vào thông tin Tỷ lệ này để tính ra số tiền được hưởng của khoản thu nhập.
- Đối với các khoản thu nhập khác (Khoán văn phòng phẩm, khoản công tác phí, khoán điện thoại…) thực hiện khai báo trực tiếp Số tiền được hưởng tương ứng.
- Trường hợp cán bộ là cán bộ tập sự, thử việc hoặc cán bộ đang đi học, đi công tác dài hạn, không được hưởng 100% lương, thực hiện sửa lại % hưởng.
- Trường hợp khi hạch toán, tiểu mục của khoản thu nhập của cán bộ sẽ được hạch toán vào tiểu mục khác với tiểu mục mặc định sẵn của chương trình, thực hiện sửa lại thông tin tiểu mục hạch toán của cán bộ tương ứng với từng khoản lương.
4. Tại tab Khấu trừ thường xuyên:
- Khai báo danh sách các khoản khấu trừ vào lương được hưởng hàng tháng của cán bộ bao gồm cả các khoản đóng góp Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản khấu trừ thường xuyên khác được khấu trừ hàng tháng vào lương như Tiền ăn cá nhân đóng…
- Khi khai báo cán bộ, chương trình liệt kê sẵn các khoản khấu trừ thường xuyên có thể có. Trong đó, các khoản khấu trừ theo quy định (Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp), chương trình đã mặc định sẵn tỷ lệ khấu trừ.
- Đối với các khoản còn lại, anh/chị thực hiện khai báo tương tự khoản thu nhập.
Bước 4: Nhấn Cất.
Lưu ý: Anh/Chị có thể tích chọn/bỏ chọn Ngừng theo dõi. Trường hợp anh/chị tích chọn Ngừng theo dõi, Cán bộ sẽ không được hiển thị ở các màn hình chứng từ chi tiết và màn hình tham số báo cáo liên quan.
Cách 2: Thêm Cán bộ bằng cách nhập khẩu từ excel
Nếu anh/chị đã có danh sách cán bộ theo dõi bên ngoài, muốn đưa danh sách cán bộ đó vào phần mềm thì anh/chị thực hiện như sau:
Bước 1: Vào menu Danh mục\Cán bộ.
Bước 2 : Chọn Nhập khẩu để nhập khẩu dữ liệu vào phần mềm.
Bước 3: Lấy mẫu ngầm định & nhập thông tin chi tiết cần nhập khẩu
Phần mềm có sẵn mẫu ngầm định giúp anh/chị có thể sử dụng để nhập khẩu bằng cách nhấn chọn Lấy mẫu ngầm định. Nếu sử dụng mẫu ngầm định chương trình sẽ tự động nhận biết các cột trên tệp dữ liệu với các thông tin tương ứng trên chương trình.
Bước 3: Chọn tệp nguồn
- Chọn Tệp nguồn bằng cách nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm (…) ở cuối dòng.
- Chọn Sheet nhập khẩu là sheet chứa dữ liệu anh/chị muốn nhập khẩu.
- Chọn Dòng tiêu đề.
- Nhấn Tiếp theo.
Bước 4: Ghép dữ liệu:
- Chọn thông tin trên cột Cột dữ liệu trên file excel ghép với các thông tin tương ứng trên cột Cột dữ liệu trên phần mềm.
- Nhấn Tiếp theo.
Bước 5: Kiểm tra dữ liệu:
- Phần mềm chỉ ra các bản ghi hợp lệ (màu đen) và bản ghi không hợp lệ (màu đỏ).
- Những dòng dữ liệu không hợp lệ đã được hệ thống bôi đỏ & hiển thị nguyên nhân tại cột Thông báo.
- Có thể sửa lại tệp dữ liệu ngay tại đây bằng cách nhấn chọn.
- Sau khi sửa xong nhấn Kiểm tra dữ liệu để cập nhật lại tình trạng dữ liệu cần nhập khẩu.
- Nhấn Thực hiện.
Bước 6: Kết quả nhập khẩu.
- Chương trình sẽ trả về kết quả các Cán bộ đã nhập khẩu thành công dựa theo kết quả kiểm tra ở bước kiểm tra dữ liệu.
- Nhấn Đóng để kết thúc quá trình nhập khẩu.
2.2. Sửa cán bộ
Khi cán bộ có sự thay đổi, nếu cần chỉnh sửa thì anh/chị làm như sau :
Bước 1: Vào menu Danh mục\Cán bộ.
Bước 2: Chọn chuột vào dòng Cán bộ cần sửa, nhấn Sửa.
Lưu ý: Anh/chị có thể nhập tên cán bộ cần sửa vào ô tìm kiếm dưới tiêu đề Họ và tên để tìm nhanh.
Bước 3: Sửa lại các thông tin cần thay đổi.
Bước 4: Nhấn Cất.
2.3. Xóa, Ngừng theo dõi cán bộ
Trong trường hợp anh/chị muốn xóa cán bộ, anh/chị làm như sau:
Bước 1: Vào menu Danh mục\Cán bộ.
Bước 2: Chọn Cán bộ muốn xóa, nhấn Xóa.
Trường hợp cán bộ đã có phát sinh phần mềm sẽ hiển thị cảnh báo anh/chị cần phải xóa hết các phát sinh thì mới thực hiện xóa cán bộ đó được. Trong trường hợp này anh/chị có thể chọn ngừng theo dõi .
