Lập hóa đơn điều chỉnh

Bài viết hướng dẫn chi tiết các trường hợp áp dụng và cách lập Hóa đơn điều chỉnh khi hóa đơn điện tử đã phát hành, đã gửi người mua và phát sinh sai sót. Nội dung giúp anh/chị lựa chọn đúng hình thức điều chỉnh và thực hiện đúng quy định của cơ quan Thuế.

Nội dung bài viết bao gồm điều kiện áp dụng nghiệp vụ và hướng dẫn lập hóa đơn điều chỉnh trên phần mềm.

1. Trường hợp hóa đơn chỉ sai thông tin khách hàng (tên, địa chỉ người mua) nhưng đúng Mã số thuế thì các bên lập biên bản điều chỉnh bằng giấy hoặc điện tử và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

2. Trường hợp hóa đơn đã phát hành và gửi người mua nhưng chưa giao hàng hóa, chưa cung cấp dịch vụ hoặc cả hai bên chưa kê khai thuế thì lập biên bản thỏa thuận, xóa bỏ hóa đơn sai và lập hóa đơn thay thế.

3. Trường hợp hóa đơn đã phát hành, đã gửi người mua, đã giao hàng hóa hoặc dịch vụ và hai bên đã kê khai thuế thì lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định.

Các trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh gồm:

– Điều chỉnh thông tin: Điều chỉnh Mã số thuế người mua, Mặt hàng, Dịch vụ, Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, sai kỳ hoặc tháng trên hóa đơn. Hóa đơn điều chỉnh bổ sung thông tin không kê khai trên bảng kê thuế bán ra.

– Điều chỉnh giá trị:

• Điều chỉnh tăng tiền hàng hoặc tiền thuế GTGT thì chỉ nhập phần giá trị tăng.
• Điều chỉnh giảm tiền hàng, tiền thuế hoặc chiết khấu thì nhập phần giá trị giảm bằng số âm (-).

Bước 1. Thêm hóa đơn điều chỉnh

Vào phân hệ Hóa đơn → Hóa đơn, nhấn mũi tên bên cạnh Thêm, chọn Lập hóa đơn điều chỉnh.

Bước 2. Chọn hóa đơn cần điều chỉnh

• Tìm kiếm hóa đơn bằng Khoảng thời gian và Khách hàng.
• Nhấn Lấy dữ liệu.
• Nếu có nhiều kết quả, chọn hóa đơn cần điều chỉnh rồi nhấn Đồng ý.

Phần mềm tự động lấy các thông tin của hóa đơn gốc như Khách hàng, Địa chỉ, Mã số thuế, Hình thức thanh toán và hiển thị dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn số…, ngày…, mẫu số…, ký hiệu…”.

Bước 3. Khai báo thông tin điều chỉnh

Anh/chị lựa chọn một trong hai hình thức sau:

Trường hợp 1. Điều chỉnh giá trị

1. Tích chọn Điều chỉnh giá trị.

2. Nhập Lý do điều chỉnh.

Ví dụ: Điều chỉnh tăng số tiền hàng hóa, dịch vụ.

3. Nếu có biên bản điều chỉnh ngoài phần mềm thì nhấn Chọn tệp để đính kèm.

Lưu ý: Chỉ hỗ trợ tệp có dung lượng tối đa 5MB với các định dạng Word, Excel, PDF và ZIP.

4. Tại tab Hàng tiền:

• Chọn Mã hàng.
• Nhập các thông tin cần điều chỉnh như Số lượng, Đơn giá, Thuế suất.

Lưu ý:

• Chỉ nhập phần giá trị cần điều chỉnh.
• Nhập số âm (-) khi điều chỉnh giảm.

5. Nhấn Cất.

Trường hợp 2. Điều chỉnh thông tin

1. Tích chọn Điều chỉnh thông tin.

Phần mềm tự động ẩn các cột Số lượng, Đơn giá, Thành tiền và Thuế suất.

2. Nhập lại thông tin cần điều chỉnh, ví dụ Mã số thuế.

3. Nhập Lý do điều chỉnh.

Ví dụ: Điều chỉnh thông tin mã số thuế người mua.

4. Nhấn Chọn tệp để đính kèm biên bản điều chỉnh nếu có.

Lưu ý: Chỉ hỗ trợ tệp có dung lượng tối đa 5MB với các định dạng Word, Excel, PDF và ZIP.

5. Có thể điều chỉnh thêm thông tin tại tab Hàng tiền.

6. Nhấn Cất.

Bước 4. Phát hành hóa đơn điều chỉnh

Phát hành hóa đơn điều chỉnh tương tự hóa đơn điện tử thông thường.

Tham khảo hướng dẫn phát hành hóa đơn điện tử tại đây.

Lưu ý:

• Sau khi lập, hóa đơn có trạng thái Hóa đơn điều chỉnh trên danh sách hóa đơn.
• Sau khi phát hành, các hóa đơn điều chỉnh tăng hoặc giảm được đưa vào bảng kê thuế bán ra của kỳ kê khai.