Lập bảng kê và thanh toán tạm ứng đã cấp dự toán

Khi có nhu cầu tạm ứng tiền từ kinh phí ngân sách, đơn vị thường thực hiện các hoạt động:

1. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc tạm ứng dự toán cho đơn vị bao gồm: Giấy rút dự toán (tạm ứng), Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng.
2. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt tạm ứng.
3. Kho bạc chi số tạm ứng cho đơn vị và kế toán hạch toán số rút tạm ứng vào sổ sách. Sau khi công việc được hoàn thành, có đầy đủ hồ sơ chứng từ thì kế toán làm thủ tục thanh toán tạm ứng với kho bạc.
4. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc thanh toán tạm ứng cho đơn vị gồm: Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng và Chứng từ kèm theo khác: Danh sách nhận tiền, hóa đơn, hợp đồng, văn bản phê duyệt,…
5. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt thanh toán tạm ứng.
6. Kho bạc kiểm soát và duyệt thanh toán tạm ứng cho đơn vị, khoản chi chuyển trạng thái từ tạm ứng sang thực chi.

A. Lập bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng

1. Vào phân hệ Kho bạc, chọn Lập bảng kê\Lập bảng kê chứng từ thanh toán đã cấp dự toán.

2. Tại màn hình Bảng kê chứng từ thanh toán đã cấp dự toán:

– Chọn Khoảng thời gian cần lập bảng kê những chứng từ chi tạm ứng >> Phần mềm lấy lên danh sách chứng từ trong khoảng thời gian đã chọn.

– Tại mục Bảng kê: Tích chọn những chứng từ chi tạm ứng cần lập bảng kê. 

– Nhấn Cất.

3. Để in Bảng kê nội dung thanh toán/tạm ứng và Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, nhấn In, chọn báo cáo cần in.

B. Thanh toán tạm ứng

Sau khi được kho bạc chấp nhận thanh toán:

1. Vào phân hệ Kho bạc, chọn Lập bảng kê\Danh sách bảng kê chứng từ thanh toán.

2. Kích đúp chuột vào bảng kê đã được kho bạc chấp nhận thanh toán.

3. Tại mục Thanh toán:

– Tích chọn các chứng từ đã được kho bạc chấp nhận thanh toán. 

– Nhấn Thanh toán trên thanh công cụ.

4. Hệ thống sinh chứng từ đồng thời tại mục Hạch toán đồng thời.