4. Hướng dẫn trên phần mềm
4.1. Lập bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng
Trước khi lập bảng kê anh/chị cần có chứng từ chi chọn nghiệp vụ là tạm ứng đã cấp dự toán( rút dự toán chuyển khoản, hoặc chứng từ chi tiền mặt, tiền gửi ) và đã ghi sổ.
Rút dự toán tiền mặt và rút dự toán tiền gửi không phải là căn cứ để lên bảng kê
Để thực hiện lập bảng kê và thanh toán để thu hồi tạm ứng hay hoàn ứng anh/chị làm như sau :
Lưu ý:
- Trường hợp thanh toán tạm ứng trong thời gian chỉnh lý anh chị cũng làm tương tự theo hướng dẫn nhập chứng từ tháng chỉnh lý tại đây, chọn năm hạch toán sang năm N +1(2026) rồi mới thực hiện thêm bảng kê, chọn khoảng thời gian chứa chứng từ cần thanh toán, có thể chọn từ năm N(2025) tới năm 31/1/N+1(2026), và tích chọn vào ô chỉnh lý quyết toán.
Bước 1: Vào phân hệ Kho bạc, chọn Lập bảng kê\Lập bảng kê chứng từ thanh toán đã cấp dự toán.
Bước 2: Tại màn hình Bảng kê chứng từ thanh toán đã cấp dự toán:
– Chọn Khoảng thời gian cần lập bảng kê những chứng từ chi tạm ứng >> Phần mềm lấy lên danh sách chứng từ trong khoảng thời gian đã chọn.
– Tại mục Bảng kê: Tích chọn những chứng từ chi tạm ứng cần lập bảng kê.
Lưu ý: phải tích chọn ít nhất 1 chứng từ.
– Nhập nội dung Diễn giải.
– Nhấn Cất.
Bước 3: Để in Bảng kê nội dung thanh toán/tạm ứng và Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, nhấn vào biểu tượng tam giác cạnh chữ In, chọn mẫu cần in.
4.2. Thanh toán tạm ứng
Sau khi được kho bạc chấp nhận thanh toán:
Bước 1: Vào phân hệ Kho bạc, chọn Lập bảng kê\Danh sách bảng kê chứng từ thanh toán.
Bước 2: Kích đúp chuột vào bảng kê đã được kho bạc chấp nhận thanh toán.
Bước 3: Tại mục Thanh toán:
– Tích chọn các chứng từ đã được kho bạc chấp nhận thanh toán. Lưu ý phải tích chọn ít nhất 1 chứng từ.
– Nhấn Thanh toán trên thanh công cụ.
Bước 4: Hệ thống sinh chứng từ đồng thời tại tab Hạch toán đồng thời. Anh/chị có thể nhấn Sửa để sửa các thông tin trên tab Hạch toán đồng thời mà không ảnh hưởng tới tab Hạch toán trên chứng từ chi tạm ứng ban đầu.
