Lập chứng từ ghi sổ

Bài viết hướng dẫn lập chứng từ ghi sổ trên phần mềm dựa vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, phục vụ lưu trữ, lên sổ sách và báo cáo quyết toán theo chế độ kế toán HCSN. Đồng thời bài viết cũng hướng dẫn cách chỉnh sửa loại bỏ chứng từ đã chọn trên chứng từ ghi sổ đã lập.

1. Kế toán dựa vào Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại hoặc chứng từ gốc tập hợp được để lập chứng từ ghi sổ.

2. Kế toán chuyển Kế toán trưởng ký duyệt chứng từ ghi sổ.

3. Căn cứ Chứng từ ghi sổ, kế toán vào Tổng hợp.

4. Căn cứ chứng từ ghi sổ, kế toán vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để lên Bảng cân đối phát sinh.

3.1. Lập chứng từ ghi sổ từ chứng từ gốc

Bước 1: Vào phân hệ Tổng hợp, chọn Chứng từ ghi sổ\Lập chứng từ ghi sổ.

Bước 2: Khai báo các thông tin trên Chứng từ ghi sổ:

• Nhập thông tin Diễn giải.
• Nhập Ngày, Số chứng từ ghi sổ.
• Tích chọn Cách lập là Lập từ chứng từ gốc.
• Nhấn Chọn chứng từ.

• • Chọn Khoảng thời gian.
  • Nhấn Liệt kê.
  • Tích chọn vào từng chứng từ trên danh sách kết quả hoặc tích vào ô vuông trên cùng để chọn nhanh tất cả chứng từ được lấy lên.

Lưu ý: 

• • Chứng từ đã được chọn để lập chứng từ ghi sổ sẽ không hiển thị để lập chứng từ ghi sổ khác.
  • Chứng từ đã được chọn để lập bảng tổng hợp chứng từ cùng loại sẽ không hiển thị khi lập chứng từ ghi sổ từ chứng từ gốc.
  • Nếu đã lập bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, khi lập chứng từ ghi sổ, anh/chị vui lòng chọn Lập từ bảng tổng hợp chứng từ cùng loại thay vì Lập từ chứng từ gốc.
  • Khi bỏ ghi chứng từ đã được sử dụng để lập bảng tổng hợp chứng từ cùng loại hoặc chứng từ ghi sổ, hệ thống sẽ hiển thị thông báo.

• Nhấn Đồng ý.

Bước 3: Nếu cần bỏ chứng từ nào trên danh sách liệt kê chứng từ, anh/chị chọn chứng từ trên danh sách, nhấn Loại bỏ chứng từ.

• Nhấn Có để xác nhận loại bỏ chứng từ, nhấn Không để giữ nguyên chứng từ trên danh sách.

Bước 4: Nhấn Cất để hoàn thành.

Bước 5: Nhấn vào biểu tượng tam giác cạnh chữ In \Chọn mẫu cần in.

• S02a-H: Chứng từ ghi sổ.
• Chứng từ ghi sổ.

3.2. Lập chứng từ ghi sổ từ bảng tổng hợp chứng từ cùng loại

Lưu ý: Để lập chứng từ ghi sổ từ bảng tổng hợp chứng từ cùng loại anh/chị cần lập bảng tổng hợp chứng từ cùng loại trước theo hướng dẫn tại đây.

Bước 1: Vào phân hệ Tổng hợp, chọn Chứng từ ghi sổ\Lập chứng từ ghi sổ.

Bước 2: Khai báo các thông tin trên Chứng từ ghi sổ:

• Tích chọn Cách lập là Lập từ bảng tổng hợp chứng từ cùng loại.
• Nhập thông tin Diễn giải.
• Nhập Ngày, Số chứng từ ghi sổ.
• Nhấn Chọn chứng từ.

• • Chọn Khoảng thời gian.
  • Nhấn Liệt kê.
  • Tích chọn vào từng chứng từ trên danh sách kết quả hoặc tích vào ô vuông trên cùng để chọn nhanh tất cả chứng từ được lấy lên.

• Nhấn Đồng ý.

Bước 3: Nếu cần bỏ chứng từ nào trên danh sách liệt kê chứng từ, anh/chị chọn chứng từ trên danh sách, nhấn Loại bỏ chứng từ.

• Nhấn Có để xác nhận loại bỏ chứng từ, nhấn Không để giữ nguyên chứng từ trên danh sách.

Bước 4: Nhấn Cất để hoàn thành.

Bước 5: Nhấn vào biểu tượng tam giác cạnh chữ In, chọn in mẫu cần in:

• S02a-H: Chứng từ ghi sổ.
• Chứng từ ghi sổ.

1. Chỉ lập được từ các chứng từ phát sinh đã được ghi sổ trên chương trình và lập chi tiết theo từng dòng hạch toán tương ứng với từng cặp định khoản ghi vào sổ.

2. Một chứng từ gốc hoặc 1 bảng tổng hợp chứng từ cùng loại chỉ được nằm trong 1 chứng từ ghi sổ, nếu đã lập chứng từ ghi sổ rồi thì không được lập ở chứng từ ghi sổ khác.

3. Chỉ lập được chứng từ ghi sổ đối với những chứng từ gốc có thông tin Số lượng khác 0 hoặc giá trị hạch toán khác 0.

4. Các chứng từ chỉ có hạch toán đồng thời (định khoản đơn) như TK 004, 006, 008, 009, 012, 013, 014, 018 thì vẫn lập được chứng từ ghi sổ bình thường.

5. Chứng từ ghi sổ được lập từ chứng từ gốc nếu có thay đổi (sửa hoặc xóa) chứng từ gốc thì sẽ được cập nhật lại vào Chứng từ ghi sổ tương ứng.