1. Tổng quan
- Bài viết nhằm hướng dẫn Anh/Chị cách thiết lập và quản lý (Thêm mới, Sửa, Ngừng theo dõi/ theo dõi lại, Xóa) các loại quỹ tiền tại đơn vị. Đơn vị có thể thêm mới hoặc sửa đổi các loại quỹ cho phù hợp với công việc hạch toán.
- Việc thiết lập danh mục này cho phép đơn vị theo dõi chi tiết số dư, số phát sinh và in các sổ sách, báo cáo liên quan đến tiền chi tiết theo từng Loại quỹ.
2. Các bước thực hiện
2.1. Thêm mới Loại quỹ
Mục đích: Thêm một loại quỹ mới (ví dụ: Quỹ học phí, Quỹ hoạt động…) vào hệ thống danh mục để theo dõi hạch toán.
Bước 1: Vào Danh mục, chọn Loại quỹ.
Bước 2: Để thêm mới loại quỹ, nhấn Thêm.
Bước 3: Khai báo các thông tin:
- Mã loại quỹ (bắt buộc)
- Tên loại quỹ (bắt buộc)
- Diễn giải (nếu cần)
Bước 4: Nhấn Cất.
2.2. Sửa Loại quỹ
Mục đích: Cập nhật, thay đổi thông tin (tên, mã,…) của loại quỹ đã có.
Bước 1: Vào Danh mục, chọn Loại quỹ.
Bước 2: Chọn chuột vào dòng Loại quỹ cần sửa, nhấn Sửa (hoặc kích đúp chuột vào dòng đó).
Bước 3: Sửa lại các thông tin cần thay đổi.
Bước 4: Nhấn Cất.
2.3. Theo dõi/ngừng theo dõi Loại quỹ
Mục đích: Ẩn các Loại quỹ không còn sử dụng khỏi các màn hình chọn lựa khi lập chứng từ hoặc xem báo cáo (Ngừng theo dõi), hoặc hiển thị lại các Loại quỹ đã ẩn (Theo dõi lại).
Bước 1: Vào Danh mục, chọn Loại quỹ.
Bước 2: Chọn chuột vào dòng Loại quỹ cần thao tác, nhấn Sửa (hoặc kích đúp chuột vào dòng đó) sau đó tích (hoặc bỏ tích) vào ô Ngừng theo dõi.
Bước 3: Nhấn Cất.
2.4. Xóa Loại quỹ
Mục đích: Xóa Loại quỹ đã khai báo nhầm hoặc không còn nhu cầu sử dụng.
Bước 1: Vào Danh mục, chọn Loại quỹ.
Bước 2: Có 2 cách thực hiện:
- Cách 1: Chọn chuột vào dòng Loại quỹ cần xóa, nhấn Xóa.
- Cách 2: Chọn chuột vào dòng Loại quỹ cần xóa, nhấn chuột phải, chọn Xóa.
Bước 3: Nhấn Có trên thông báo xác nhận để hoàn tất.
3. Lưu ý
- Anh/Chị không thể xóa Loại quỹ nếu đã phát sinh dữ liệu liên quan.
- Nếu chương trình cảnh báo Loại quỹ đã có phát sinh, Anh/Chị cần phải xóa tất cả các phát sinh liên quan trước khi xóa Loại quỹ.
- Nếu Loại quỹ không còn sử dụng nhưng đã có phát sinh, Anh/Chị nên dùng chức năng Ngừng theo dõi thay vì Xóa.
