Mua hàng trong nước không qua kho

Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng về sử dụng ngay cho hoạt động sản xuất, kinh doanh (không nhập kho), thông thường quy trình thực hiện như sau:

1. Bộ phận/nhân viên có nhu cầu làm tờ trình xin chủ trương, mua sắm nguyên vật liệu, hàng hoá, trang thiết bị gửi trưởng bộ phận kèm theo ba bảng báo giá.

2. Sau khi nhận được tờ trình mua hàng, bộ phận khảo giá đánh giá ba bản báo giá và khảo giá thêm để đưa ra biên bản khảo giá, đề xuất chọn đơn vị cung cấp. Bộ phận khảo giá lập tờ trình lựa chọn nhà cung cấp cho giám đốc phê duyệt.

3. Giám đốc quyết định phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp.

4. Nhân viên mua hàng lập biên bản thương thảo hợp đồng, trình giám đốc duyệt, khi đã được duyệt tiến hành ký hợp đồng.

5. Nhà cung cấp thực hiện giao hàng, hàng về đến bộ phận sử dụng của đơn vị. Bộ phận kỹ thuật và bộ phận sử dụng sẽ ký biên bản kiểm kê, kiểm nghiệm công cụ, vật tư, sản phẩm, hàng hoá.

6. Nhân viên mua hàng giao cho kế toán mua hàng hóa đơn chứng từ của nhà cung cấp.

7. Kế toán mua hàng hạch toán chi phí và kê khai hóa đơn đầu vào.

8.Trường hợp nhân viên mua hàng thanh toán ngay (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) cho nhà cung cấp sau khi nhận được hàng, khi về đến doanh nghiệp sẽ thực hiện các thủ tục để thanh toán với Kế toán.

9.Trường hợp còn nợ nhà cung cấp, sau khi nhận được chứng từ của nhân viên mua hàng, kế toán mua hàng hạch toán công nợ với nhà cung cấp, lập đề nghị chuyển khoản, uỷ nhiệm chi thanh toán cho kho bạc để thanh toán với nhà cung cấp.

10. Sau khi thanh toán cho nhà cung cấp, hai bên sẽ lập biên bản thanh lý hợp đồng.

Ghi chú: Đối với mỗi doanh nghiệp thì quy trình thực hiện mua hàng có thể khác nhau.