Mua hàng trong nước qua kho

Bài viết hướng dẫn Anh/Chị hạch toán và quy trình mua hàng nhập kho, áp dụng khi mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa được nhập qua kho trước khi đưa vào sử dụng cho các hoạt động của đơn vị (sự nghiệp, dự án, sản xuất kinh doanh).

Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng về sử dụng ngay cho hoạt động sản xuất, kinh doanh (không nhập kho), thông thường quy trình thực hiện như sau:

1. Bộ phận/nhân viên có nhu cầu làm tờ trình xin chủ trương, mua sắm nguyên vật liệu, hàng hoá, trang thiết bị gửi bộ phận khảo giá kèm theo ba bảng báo giá.

2. Sau khi nhận được tờ trình mua hàng, bộ phận khảo giá đánh giá ba bản báo giá và khảo giá thêm để đưa ra biên bản khảo giá, đề xuất chọn đơn vị cung cấp. Bộ phận khảo giá lập tờ trình lựa chọn nhà cung cấp cho giám đốc phê duyệt.

3. Giám đốc quyết định phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp.

4. Nhân viên mua hàng lập biên bản thương thảo hợp đồng, trình giám đốc duyệt, khi đã được duyệt tiến hành ký hợp đồng.

5. Nhà cung cấp thực hiện giao hàng, hàng về đến kho của đơn vị. Bộ phận kỹ thuật và bộ phận kho sẽ ký biên bản kiểm kê, kiểm nghiệm công cụ, vật tư, sản phẩm, hàng hoá.

6. Nhân viên mua hàng giao cho kế toán mua hàng hóa đơn chứng từ của nhà cung cấp.

7. Kế toán mua hàng hạch toán chi phí và kê khai hóa đơn đầu vào.

8. Trường hợp nhân viên mua hàng thanh toán ngay (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) cho nhà cung cấp sau khi nhận được hàng, khi về đến doanh nghiệp sẽ thực hiện các thủ tục để thanh toán với Kế toán.

9. Trường hợp còn nợ nhà cung cấp, sau khi nhận được chứng từ của nhân viên mua hàng, kế toán mua hàng hạch toán công nợ với nhà cung cấp, lập đề nghị chuyển khoản, uỷ nhiệm chi thanh toán cho kho bạc để thanh toán với nhà cung cấp.

10. Sau khi thanh toán cho nhà cung cấp, hai bên sẽ lập biên bản thanh lý hợp đồng.

a. Đơn vị hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Nợ các TK 152,153,155,156 (Giá chưa bao gồm thuế GTGT)

Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ (Nếu có)

Có các TK 111,112, 331

Có các TK 135, 511: Nếu mua bằng rút dự toán chuyển khoản

Đồng thời, ghi: Có các TK 008, 009, 011, 012, 013 (Nếu mua bằng rút dự toán hoặc kinh phí bằng tiền từ ngân sách cấp, từ nguồn phí lệ phí để lại, nguồn kinh phí hoạt động nghiệp vụ phải quyết toán theo MLNS)

b. Đơn vị hạch toán thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

Nợ các TK 152,153,155,156 (Giá mua đã có thuế)

Có các  TK 111,112,331

Có các TK 135, 511: Nếu mua bằng rút dự toán chuyển khoản

Đồng thời, ghi: Có các TK 008, 009, 011, 012, 013 (Nếu mua bằng rút dự toán hoặc kinh phí bằng tiền từ ngân sách cấp, từ nguồn phí lệ phí để lại, nguồn kinh phí hoạt động nghiệp vụ phải quyết toán theo MLNS)

Trường hợp 1: Mua hàng nhập kho chưa thanh toán cho nhà cung cấp

Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng, chọn Quy trình/Mua hàng chưa thanh toán 

Bước 2: Khai báo thông tin chứng từ trên Hóa đơn mua hàng.

• Nhập Thông tin chung: Nhà cung cấp, Mã số thuế, Địa chỉ, Diễn giải.
• Nhập thông tin Chứng từ: Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ, Số phiếu nhập.
• Nhập thông tin chứng từ chi tiết: Mã hàng, Tài khoản nợ, Tài khoản có, Thuế suất…

Bước 3: Nhấn Cất.

Bước 4:  Xem/in mẫu C30-HD: Phiếu nhập kho, Chứng từ kế toán, Hoá đơn mua hàng bằng cách nhấn In trên thanh công cụ.

Trường hợp 2: Mua hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt

Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng, chọn Mua hàng trả tiền ngay\Mua hàng bằng tiền mặt.

Bước 2: Khai báo thông tin chứng từ trên Phiếu chi mua vật tư hàng hóa.

• Nhập Thông tin chung: Người nhận, Địa chỉ, Lý do chi.
• Nhập thông tin Chứng từ: Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ, Số phiếu nhập.
• Nhập thông tin chứng từ chi tiết: Mã hàng, Kho, TK Nợ, TK Có, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Giá trị nhập kho, Thuế suất…

Bước 3: Nhấn Cất.

Bước 4:  Xem/in mẫu C30-HD: Phiếu nhập kho, C41-BB: Phiếu chi, Chứng từ kế toán, Hoá đơn mua hàng bằng cách nhấn In trên thanh công cụ.

Trường hợp 3: Mua hàng thanh toán ngay bằng tiền gửi

Bước 1: Vào nghiệp vụ Mua hàng, chọn Mua hàng trả tiền ngay\Mua hàng bằng tiền gửi.

Bước 2: Khai báo thông tin chứng từ Chi tiền gửi mua vật tư hàng hóa.

• Nhập Thông tin chung: Đơn vị trả tiền, Đơn vị nhận tiền.
• Nhập thông tin Chứng từ: Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ, Số phiếu nhập.
• Nhập thông tin chứng từ chi tiết: Mã hàng, Kho, TK Nợ, TK Có, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Giá trị nhập kho, Thuế suất…

Bước 3: Nhấn Cất.

Bước 4: Xem/in mẫu C30-HD:Phiếu nhập kho, các mẫu Ủy nhiệm chi, Chứng từ kế toán bằng cách nhấn In trên thanh công cụ.

Trường hợp 4: Mua hàng thanh toán ngay bằng chuyển khoản kho bạc

Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng, chọn Mua hàng trả tiền ngay\Nhập mua bằng chuyển khoản kho bạc.

Bước 2: Khai báo thông tin chứng từ Chuyển khoản kho bạc mua vật tư hàng hóa.

• Nhập Thông tin chung: Đơn vị trả tiền, Đơn vị nhận tiền.
• Nhập thông tin Chứng từ: Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ, Số phiếu nhập.
• Nhập thông tin chứng từ chi tiết: Mã hàng, Kho, TK Nợ, TK Có, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Thuế suất, Giá trị nhập kho, Mục, Tiểu mục…

Bước 3: Nhấn Cất.

Bước 4: Xem/in mẫu C30-HD: Phiếu nhập kho, Giấy rút dự toán ngân sách, Chứng từ kế toán,… bằng cách nhấn In trên thanh công cụ.