Mua hàng trong nước không qua kho

Bài viết nhằm hướng dẫn anh/ chị các bước hạch toán và quy trình nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá về sử dụng ngay cho các hoạt động của đơn vị (sự nghiệp, dự án, sản xuất kinh doanh) mà không thực hiện nhập kho.

2.1 Đơn vị hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá về sử dụng ngay cho hoạt động sự nghiệp, dự án (không phải hoạt động sản xuất kinh doanh), cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT; và chi phí vận chuyển, bốc dỡ hạch toán:

Nợ TK 611: Chi phí hoạt động không giao tự chủ

Nợ TK 612: Chi phí hoạt động giao tự chủ

Nợ TK 642: Chi phí quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ

Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ (Nếu có)

Có TK 111: Tiền mặt

Có TK 112: Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Có TK 331: Phải trả cho người bán

Có TK 141: Tạm ứng

Có các TK 135, 511: Nếu mua bằng rút dự toán chuyển khoản

Đồng thời, ghi: Có các TK 008, 009, 011, 012, 013 (Nếu mua bằng rút dự toán hoặc kinh phí bằng tiền từ ngân sách cấp, từ nguồn phí lệ phí để lại, nguồn kinh phí hoạt động nghiệp vụ phải quyết toán theo MLNS)

2.2 Đơn vị hạch toán thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

– Nếu hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ:

Nợ các TK 611, 612, 642 (Giá bao gồm thuế GTGT)

Có các TK 111, 112, 331,141

Có các TK 135, 511: Nếu mua bằng rút dự toán chuyển khoản

Đồng thời, ghi: Có các TK 008, 009, 011, 012, 013 (Nếu mua bằng rút dự toán hoặc kinh phí bằng tiền từ ngân sách cấp, từ nguồn phí lệ phí để lại, nguồn kinh phí hoạt động nghiệp vụ phải quyết toán theo MLNS)

Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng về sử dụng ngay cho hoạt động sản xuất, kinh doanh (không nhập kho), thông thường quy trình thực hiện như sau:

1. Bộ phận/nhân viên có nhu cầu làm tờ trình xin chủ trương, mua sắm nguyên vật liệu, hàng hoá, trang thiết bị gửi trưởng bộ phận kèm theo ba bảng báo giá.

2. Sau khi nhận được tờ trình mua hàng, bộ phận khảo giá đánh giá ba bản báo giá và khảo giá thêm để đưa ra biên bản khảo giá, đề xuất chọn đơn vị cung cấp. Bộ phận khảo giá lập tờ trình lựa chọn nhà cung cấp cho giám đốc phê duyệt.

3. Giám đốc quyết định phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp.

4. Nhân viên mua hàng lập biên bản thương thảo hợp đồng, trình giám đốc duyệt, khi đã được duyệt tiến hành ký hợp đồng.

5. Nhà cung cấp thực hiện giao hàng, hàng về đến bộ phận sử dụng của đơn vị. Bộ phận kỹ thuật và bộ phận sử dụng sẽ ký biên bản kiểm kê, kiểm nghiệm công cụ, vật tư, sản phẩm, hàng hoá.

6. Nhân viên mua hàng giao cho kế toán mua hàng hóa đơn chứng từ của nhà cung cấp.

7. Kế toán mua hàng hạch toán chi phí và kê khai hóa đơn đầu vào.

8.Trường hợp nhân viên mua hàng thanh toán ngay (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) cho nhà cung cấp sau khi nhận được hàng, khi về đến doanh nghiệp sẽ thực hiện các thủ tục để thanh toán với Kế toán.

9.Trường hợp còn nợ nhà cung cấp, sau khi nhận được chứng từ của nhân viên mua hàng, kế toán mua hàng hạch toán công nợ với nhà cung cấp, lập đề nghị chuyển khoản, uỷ nhiệm chi thanh toán cho kho bạc để thanh toán với nhà cung cấp.

10. Sau khi thanh toán cho nhà cung cấp, hai bên sẽ lập biên bản thanh lý hợp đồng.

Ghi chú: Đối với mỗi đơn vị thì quy trình thực hiện mua hàng có thể khác nhau.

Tùy theo hình thức thanh toán khi mua vật tư hàng hóa mà vào phân hệ tương ứng để lập chứng từ tương ứng.

Ví dụ: Mua vật tư hàng hóa thanh toán bằng tiền mặt.

Bước 1: Vào phân hệ Tiền mặt, chọn Lập phiếu chi\Phiếu chi.

Bước 2: Khai báo thông tin chung trên chứng từ:

• Nhập Người nhận, Địa chỉ, Lý do chi (ví dụ: Chi tiền mua văn phòng phẩm sử dụng ngay).

• Nhập Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ.

Bước 3: Khai báo thông tin chi tiết tại tab Hạch toán:

• Chọn Tài khoản Nợ (ví dụ: TK 611, 612…).

• Nhập Số tiền mua hàng (chưa bao gồm thuế GTGT nếu hạch toán theo PP khấu trừ và mua cho hoạt động SXKD chịu thuế).

• Nhập MLNS (Mục lục ngân sách), Cấp phát.

• (Nếu có thuế GTGT khấu trừ) Thêm dòng hạch toán thuế: Nợ TK 1331, nhập số tiền thuế.