Quy trình rút dự toán tạm ứng đã cấp bằng tiền gửi

a. Rút tạm ứng kinh phí hoạt động bằng tiền gửi ngân hàng:

Nợ TK 112: Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Có TK 135: Phải thu kinh phí được cấp (1351)

Đồng thời, ghi:

TK Có 008 (008211, 008221): Tạm ứng (Dự toán giao tự chủ, Dự toán không giao tự chủ) – Ghi dương.

b. Chi thanh toán các khoản chi hoạt động bằng tiền gửi ngân hàng:

– Khi chi thanh toán các khoản chi hoạt động bằng tiền gửi:

Nợ TK 611, 612, 642, 241

Có TK 112: Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

– Định kỳ, căn cứ vào các khoản chi từ kinh phí tạm ứng đã có đủ hồ sơ chứng từ, với các khoản chi từ nguồn không giao tự chủ ghi:

Nợ TK 135: Phải thu kinh phí được cấp (1351)

Có TK 511: Doanh thu từ kinh phí NSNN cấp

c. Thanh toán tạm ứng:

Có TK 008 (008211, 008221): Dự toán chi hoạt động (Tạm ứng) – Ghi âm

Có TK 008 (008212, 008222): Dự toán chi hoạt động (Thực chi) – Ghi dương

d. Nộp trả số kinh phí tạm ứng bằng tiền không sử dụng hết

Nợ TK 135: Phải thu kinh phí được cấp (1351)

Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng

TK Có 008 (008211, 008221): Tạm ứng (Dự toán giao tự chủ, Dự toán không giao xuyên) – Ghi âm

3. Mô tả nghiệp vụ

Khi có nhu cầu tạm ứng tiền từ kinh phí ngân sách, đơn vị thường thực hiện các hoạt động:

1. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc tạm ứng dự toán cho đơn vị bao gồm: Giấy rút dự toán (tạm ứng), Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng.
2. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt tạm ứng.
3. Kho bạc chi số tạm ứng cho đơn vị và kế toán hạch toán số rút tạm ứng vào sổ sách. Sau khi công việc được hoàn thành, có đầy đủ hồ sơ chứng từ thì kế toán làm thủ tục thanh toán tạm ứng với kho bạc.
4. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc thanh toán tạm ứng cho đơn vị gồm: Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng và Chứng từ kèm theo khác: Danh sách nhận tiền, hóa đơn, hợp đồng, văn bản phê duyệt,…
5.  Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt thanh toán tạm ứng.
6. Kho bạc kiểm soát và duyệt thanh toán tạm ứng cho đơn vị, khoản chi chuyển trạng thái từ tạm ứng sang thực chi.

4. Hướng dẫn trên phần mềm

4.1. Lập chứng từ rút dự toán

Bước 1: Vào phân hệ Kho bạc, chọn Rút dự toán\Rút dự toán tiền gửi.

Bước 2: Tích chọn Tạm ứng đã cấp dự toán.

Bước 3: Khai báo thông tin về chứng từ Rút dự toán tiền gửi:

– Nhập thông tin chung: Đơn vị trả tiền, Đơn vị nhận tiền.

– Nhập thông tin chứng từ: Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ.

– Nhập chi tiết chứng từ: Nội dung thanh toán, mục lục ngân sách, Số tiền.

Bước 4: Nhấn Cất. Chương trình hiển thị thông báo, nhấn Đồng ý.

Bước 5: Kiểm tra lại thông tin trên chứng từ Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi 

• Phần mềm tự sinh  TK Nợ 1121, TK Có 1351, Cấp phát: Dự toán, Nghiệp vụ là Tạm ứng đã cấp dự toán.
• Phần mềm tự động sinh TK Có 008211/008221 dựa vào các thông tin đã chọn trên phần Hạch toán thỏa mãn điều kiện sinh hạch toán đồng thời.

4.2. Chi từ dự toán tạm ứng

Bước 1: Vào phân hệ Tiền gửi, chọn Chi tiền\Chi tiền gửi.

Bước 2: Khai báo thông tin trên phiếu chi tiền gửi:

– Nhập thông tin Đơn vị trả tiền, Đơn vị nhận tiền.

– Nhập thông tin chứng từ: Ngày CT, Ngày HT, Số CT.

– Nhập thông tin chi tiết: TK Nợ, Mục lục ngân sách, Số tiền, nghiệp vụ chọn Tạm ứng đã cấp dự toán.

– Nhấn cập nhật hạch toán đồng thời để sinh hạch toán nợ 135\Có TK 511 với nguồn không giao tự chủ . ( Lưu ý : nguồn tự chủ không sinh hạch toán đồng thời này )

– Nhấn Cất.

4.3. Lập bảng kê chứng từ thanh toán đã cấp dự toán

Bước 1: Vào phân hệ Kho bạc, chọn Lập bảng kê\Lập bảng kê chứng từ thanh toán đã cấp dự toán.

Bước 2: Tại màn hình Bảng kê chứng từ thanh toán đã cấp dự toán:

– Chọn Khoảng thời gian cần lập bảng kê những chứng từ chi tạm ứng >> Phần mềm lấy lên danh sách chứng từ tương ứng khoảng thời gian đã chọn.

– Tích chọn những chứng từ chi tạm ứng cần lập bảng kê. 

– Nhấn Cất.

Bước 3: In mẫu C2-03/NS: Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (Nghị định 347/2025/NĐ-CP) bằng cách nhấn vào biểu tượng tam giác cạnh chữ In, chọn mẫu cần in.

4.4. Thanh toán tạm ứng

Sau khi được kho bạc chấp nhận thanh toán:

Bước 1: Vào phân hệ Kho bạc, chọn Lập bảng kê\Danh sách bảng kê chứng từ thanh toán.

Bước 2: Kích đúp chuột vào bảng kê đã được kho bạc chấp nhận thanh toán.

Bước 3: Tại mục Thanh toán:

– Tích chọn các chứng từ đã được kho bạc chấp nhận thanh toán. 

– Nhấn Thanh toán trên thanh công cụ.

 – Hệ thống sinh chứng từ đồng thời tại mục Hạch toán đồng thời.