Quy trình rút dự toán thực chi bằng tiền mặt/tiền gửi

Bài viết này nhằm hướng dẫn anh/chị về nghiệp vụ, các bước để thực hiện rút dự toán thực chi bằng tiền mặt hoặc tiền gửi như lập chứng từ rút dự toán, chứng từ chi tiền và lập bảng kê thanh toán thực chi trên phần mềm, đáp ứng cho một số nghiệp vụ thực tế như rút dự toán chi hỗ trợ chi phí học tập,…đảm bảo hạch toán đúng quy định.

a. Rút dự toán thực chi về quỹ tiền mặt/tiền gửi

Nợ TK 111, 112

Có TK 511: Doanh thu từ kinh phí NSNN cấp (Nếu là nguồn không giao tự chủ)

Có TK 135: Phải thu kinh phí được cấp (1351) (Nếu là nguồn giao tự chủ)

Đồng thời ghi nhận TK Có 008 (008212, 008222) – Dự toán thực chi

b. Chi thanh toán các hoạt động bằng tiền mặt/tiền gửi

Nợ TK 611, 612, 642, 241

Có TK 111, 112

c. Xuất quỹ tạm ứng cho người lao động trong đơn vị

Nợ TK 141: Tạm ứng

Có TK 111, 112

d. Khi NLĐ thanh toán các khoản tạm ứng

Nợ TK 611, 612,642, 241

Có TK 141: Tạm ứng

e. Chi thanh toán các khoản phải trả nhà cung cấp

Nợ TK 331: Phải trả người bán

Có TK 111, 112

f. Hạch toán các khoản phải trả NLĐ và các khoản trích theo lương

Nợ TK 611, 612, 642

Có TK 334, 332

g. Chi lương và các khoản phải trả NLĐ bằng tiền mặt/tiền gửi

Nợ TK 334, 332

Có TK 111, 112

k. Nộp khôi phục, nộp trả lại số kinh phí đã rút

Nợ TK 511, 1351

Có TK 111, 112: Số kinh phí nộp khôi phục, nộp trả

Đồng thời ghi Có TK 008212, 008222: Ghi âm

Lưu ý: Khi hạch toán chi phí:

Đối với đơn vị SNCL, đơn vị khác có hoạt động SXKD dùng TK 642

Đối với cơ quan nhà nước, đơn vị khác không có hoạt động SXKD dùng TK 612

Khi có nhu cầu thanh toán trực tiếp từ kinh phí ngân sách, đơn vị thường thực hiện các hoạt động:

1. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc thanh toán kinh phí cho đơn vị, bao gồm: Giấy rút dự toán (thanh toán), Các chứng từ gốc khác: hợp đồng, hóa đơn, danh sách nhận tiền,… Đối với các khoản chi không có hợp đồng, không có danh sách kèm theo: thì phải liệt kê các khoản đã thực chi theo mẫu Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng để kho bạc có căn cứ duyệt chi từng khoản.
2. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt chi.
3. Kho bạc kiểm soát và duyệt chi cho đơn vị, và chi tiền cho đơn vị.
4. Căn cứ vào hình thức nhận (tiền mặt, tiền gửi, chuyển khoản kho bạc) kế toán hạch toán vào sổ sách.

4.1. Quy trình rút dự toán thực chi bằng tiền mặt

4.1.1. Lập chứng từ dự toán

Sau khi tập hợp đầy đủ các chứng từ gốc: hợp đồng, hoá đơn, bảng kê, danh sách nhận tiền,… đơn vị rút dự toán thực chi để in bảng kê kèm giấy rút mang ra Kho bạc duyệt chi từng khoản.

Các thao tác thực hiện như sau:

Bước 1: Vào nghiệp vụ Kho bạc, chọn Rút dự toán\Rút dự toán tiền mặt.

Bước 2: Tích chọn Thực chi.

Bước 3: Khai báo thông tin về chứng từ Rút dự toán tiền mặt:

• Nhập thông tin chung: Tài khoản số, Người lĩnh tiền, Diễn giải.
• Nhập chi tiết chứng từ: Nguồn, Chương, Khoản, Tiểu mục, Số tiền.

Bước 4: Nhấn Cất. Hệ thống hiển thị màn hình thông báo. Nhấn Đồng ý.

Bước 5: Anh/chị kiểm tra các thông tin trên chứng từ Phiếu thu rút dự toán nhập quỹ, phần mềm mặc định sinh TK Nợ 1111, TK Có 511/1351, nghiệp vụ Thực chi đồng thời sinh bút toán hạch toán đồng thời ghi Có TK 008212, Có TK 008222

Tuỳ vào nghiệp vụ thực tế tại đơn vị để chỉnh sửa bút toán hạch toán cho phù hợp, nhấn Cất

4.1.2. Lập bút toán chi

Bước 1: Vào nghiệp vụ Tiền mặt, chọn Lập phiếu chi\Phiếu chi.

Bước 2: Khai báo thông tin trên phiếu chi tiền mặt.

Anh/chị có thể thực hiện sao chép chứng từ từ chứng từ khác như sau:

• Vào Tiện ích \Sao chép chứng từ

• Chọn kỳ kế toán là thời gian chứa chứng từ muốn sao chép qua 
• Loại chứng từ : tích chọn mũi tên chọn loại tương ứng của chứng từ sao chép 
• Lấy dữ liệu 
• Tích chọn chứng từ cần lấy qua 
• Nhấn Đồng ý 
• Kiểm tra lại thông tin trên chứng từ và sửa lại hạch toán cho tương ứng

Còn nếu không sao chép thì anh/chị nhập trực tiếp thông tin trên chứng từ 

• Nhập thông tin chung: Người nhận, Địa chỉ, Lý do chi.
• Tại tab Hạch toán:

• • Nhập chi tiết chứng từ: Số chứng từ gốc, Ngày chứng từ gốc (nếu có), Diễn giải, TK Nợ, Số tiền, Nguồn, Chương, Khoản, Tiểu mục, nghiệp vụ chọn Thực chi.
  • Nhấn Cất.

Bước 3: Nhấn vào biểu tượng tam giác cạnh chữ In và chọn mẫu cần in để in nếu cần

Ví dụ: chọn mẫu C41-BB: Phiếu chi (2 liên) phần mềm sẽ hiện 2 liên A5 trên 1 tờ A4, nếu muốn 2 liên A5 riêng biệt anh/chị có thể chọn mẫu C41-BB: Phiếu chi (2 liên A5).

4.1.3. Lập bảng kê chứng từ thanh toán thực chi

Bước 1: Vào phân hệ Kho bạc, chọn Lập bảng kê\Lập bảng kê chứng từ thanh toán thực chi.

Bước 2: Chọn Khoảng thời gian cần lập bảng kê những chứng từ thực chi.

Bước 3: Tích chọn chứng từ cần lập bảng kê chứng từ thanh toán thực chi, nhập Diễn giải.

Bước 4: Nhấn Cất.

4.2. Quy trình rút dự toán thực chi bằng tiền gửi

4.2.1. Lập chứng từ dự toán

Sau khi tập hợp đầy đủ các chứng từ gốc: hợp đồng, hoá đơn, bảng kê, danh sách nhận tiền,… đơn vị rút dự toán thực chi để in bảng kê kèm giấy rút mang ra Kho bạc duyệt chi từng khoản.

Các thao tác thực hiện như sau:

Bước 1: Vào nghiệp vụ Kho bạc, chọn Rút dự toán\Rút dự toán tiền gửi.

Bước 2: Tích chọn Thực chi.

Bước 3: Khai báo thông tin về chứng từ Rút dự toán tiền gửi.

• Nhập thông tin chung: Tài khoản số, Đơn vị nhận, Nộp vào TK, Diễn giải.
• Nhập chi tiết chứng từ: Nguồn, Chương, Khoản, Tiểu mục, Số tiền.

Bước 4: Nhấn Cất. Hệ thống hiển thị màn hình thông báo. Nhấn Có.

Bước 5: Anh/chị kiểm tra các thông tin trên chứng từ Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi, phần mềm mặc định sinh TK Nợ 1121, TK Có 511/1351, nghiệp vụ Thực chi đồng thời sinh bút toán hạch toán đồng thời ghi Có TK 008212, Có TK 008222

Tuỳ vào nghiệp vụ thực tế tại đơn vị để chỉnh sửa bút toán hạch toán cho phù hợp.

4.2.2. Lập bút toán chi

Bước 1: Vào nghiệp vụ Tiền gửi, chọn Chi tiền\Chi tiền gửi.

Bước 2: Khai báo thông tin trên phiếu chi tiền gửi.

• Nhập thông tin chung: Tài khoản chi, Đơn vị nhận, Tài khoản nhận.
• Tại tab Hạch toán:

• • Nhập chi tiết chứng từ: Số chứng từ gốc, Ngày chứng từ gốc (nếu có), Diễn giải, TK Nợ, Số tiền, Nguồn, Chương, Khoản, Tiểu mục, nghiệp vụ chọn Thực chi.
  • Nhấn Cất.

4.2.3. Lập bảng kê chứng từ thanh toán thực chi

Bước 1: Vào phân hệ Kho bạc, chọn Lập bảng kê\Bảng kê chứng từ thanh toán thực chi.

Bước 2: Chọn Khoảng thời gian cần lập bảng kê những chứng từ thực chi.

Bước 3: Tích chọn bảng rút chứng từ dự toán cần lập bảng kê chứng từ thanh toán thực chi, nhập Diễn giải.

Bước 4: Nhấn Cất.