1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn theo dõi, thêm, sửa, xóa ,ngừng theo dõi danh sách khách hàng, nhà cung cấp tại đơn vị.
2. Các bước thực hiện
2.1. Thêm mới Khách hàng, nhà cung cấp
Khi cần khai báo các khách hàng, nhà cung cấp chưa có trong danh mục bạn cần thêm mới, bạn thực hiện theo 2 cách sau:
Cách 1: Thêm mới khách hàng, nhà cung cấp trực tiếp từ phần mềm
Bước 1: Vào Danh mục, chọn Khách hàng, nhà cung cấp.
Bước 2: Thực hiện thêm mới Khách hàng, nhà cung cấp:
- Nhấn Thêm.
- Khai báo các thông tin chung:
- Mã số thuế: Nhập MST vào ô phần mềm tự động hiển thị lên công ty theo MST, anh chị chọn đúng đơn vị. Cần nhập chính xác thông tin này để hệ thống tự động hiển thị trên các chứng từ như Giấy rút dự toán ngân sách nhà nước (Mẫu C2-02a/NS) theo đúng quy định tại Nghị định 347/2025/NĐ-CP.
- Mã, Tên, Loại KH, NCC,…
- Nhập thông tin cụ thể tại: Tài khoản ngân hàng, Thông tin người liên hệ, Thông tin người nhận hóa đơn, Thông tin khác.
Lưu ý:
- Tích chọn Là cá nhân nếu đối tượng khai báo là cán bộ hoặc thủ quỹ để lên người nhận tiền trên ủy nhiệm chi (UNC) C4-02a/KB
- Mã ngân hàng trong phần Tài khoản ngân hàng của mỗi khách hàng nhà cung cấp được khai báo trong Danh mục\Ngân hàng, kho bạc theo hướng dẫn tại đây.
Bước 4: Nhấn Cất.
Cách 2 : Thêm mới khách hàng, nhà cung cấp bằng cách nhập khẩu từ excel
Nếu anh/chị có 1 danh sách khách hàng, nhà cung cấp ở bên ngoài, bạn có thể nhập khẩu từ excel vào phần mềm theo hướng dẫn tại đây.
Lưu ý: Nếu khi thêm khách hàng, nhà cung cấp xuất hiện thông báo lỗi bằng tiếng Anh, anh/chị vào Trợ giúp → Tự động cập nhật để nâng cấp phần mềm lên phiên bản mới nhất, sau đó thao tác lại.
Xem hướng dẫn cập nhật phần mềm chi tiết tại đây.
2.2. Nhân bản khách hàng, nhà cung cấp
Trường hợp cần thêm nhanh 1 khách hàng/NCC có thông tin tương tự với khách hàng/NCC đã có sẵn bạn chọn chức năng nhân bản như sau:
Bước 1: Vào Danh mục, chọn Khách hàng, nhà cung cấp
Bước 2: Chọn chuột tại Khách hàng, nhà cung cấp cần nhân bản, nhấn chuột phải, chọn Nhân bản.
Bước 3: Sửa lại thông tin cần thay đổi
Bước 4: Nhấn Cất.
2.3. Sửa khách hàng, Nhà cung cấp
- Khi khách hàng bạn đã có muốn chỉnh sửa lại thông tin thay đổi của Khách hàng, nhà cung cấp, hoặc bổ sung thêm thông tin còn thiếu.
- Ví dụ :
- Cần sửa lại địa chỉ, tên, hoặc người liên hệ, …
- Mã số thuế: Cần bổ sung mã số thuế cho KH, nhà cung cấp để hệ thống tự động hiển thị trên các chứng từ như Giấy rút dự toán ngân sách nhà nước (Mẫu C2-02a/NS) theo đúng quy định tại Nghị định 347/2025/NĐ-CP.
Bước 1: Vào Danh mục\Khách hàng, nhà cung cấp.
Bước 2: Chọn khách hàng/nhà cung cấp cần thay đổi thông tin, chọn Sửa trên thanh công cụ, hoặc nhấn đúp chuột vào khách hàng/nhà cung cấp đó.
Bước 3: Thực hiện khai báo lại thông tin khách hàng/nhà cung cấp.
Bước 4: Nhấn Cất để lưu.
Lưu ý: Mã ngân hàng trong phần Tài khoản ngân hàng của mỗi khách hàng nhà cung cấp được khai báo trong Danh mục\Ngân hàng, kho bạc theo hướng dẫn tại đây.
2.4. Xóa, ngừng theo dõi Khách hàng, nhà cung cấp
Khi bạn muốn xóa khách hàng không muốn theo dõi (chưa có phát sinh) hoặc không muốn hiển thị khi chọn trên chứng từ anh/chị chọn ngừng theo dõi ( ưu tiên chọn khi có phát sinh ) bạn làm như sau :
Bước 1: Vào Danh mục, chọn Khách hàng, nhà cung cấp.
Bước 2: Chọn khách hàng/nhà cung cấp cần xóa, ngừng theo dõi
-
- Chọn Xóa trên thanh công cụ để xóa Khách hàng, nhà cung cấp. Nhấn Có.
- Chọn Sửa trên thanh công cụ hoặc nhấn đúp chuột, sau đó tích chọn/bỏ tích chọn để Ngừng theo dõi/Theo dõi Khách hàng, nhà cung cấp. Nhấn Cất.
- Trường hợp có phát sinh khi xóa phần mềm sẽ cảnh báo bạn sẽ cần phải xóa hết các phát sinh liên quan mới có thể xóa được khách hàng, nhà cung cấp đó. Trường hợp này nếu không muốn xóa phát sinh anh/chị có thể chọn ngừng theo dõi
- Trường hợp cần xóa nhiều đối tượng cùng một lúc để tiết kiệm thời gian, anh/chị thao tác chọn dữ liệu như sau:
- Giữ phím Ctrl và nhấp chuột trái vào từng đối tượng để chọn nhiều mục riêng lẻ (nằm cách xa nhau).
- Hoặc giữ chuột trái và kéo để bôi đen chọn một dải danh sách các đối tượng nằm liền kề.
- Sau khi đã bôi đen các đối tượng cần thao tác, anh/chị nhấn nút Xóa (hoặc click chuột phải chọn Xóa) trên thanh công cụ và xác nhận là hoàn tất.
