Đối chiếu số dư tiền mặt với biên bản kiểm kê

1. Tổng quan 

Bài viết hướng dẫn mô tả quy trình kiểm kê quỹ , cách in sổ quỹ tiền mặt trên phần mềm để đối chiếu với biên bản kiểm kê thực tế . Đồng thời chỉ ra một số nguyên nhân và giải pháp giúp anh/chị kiểm tra và xử lý kịp thời đảm bảo số liệu khớp với tồn quỹ thực tế tại đơn vị.

Kiểm tra số dư tài khoản 111 – Quỹ tương ứng với từng loại tiền và từng loại quỹ để đảm bảo số liệu trên sổ sách kế toán khớp với số liệu trên Sổ quỹ của Thủ quỹ.

2. Mô tả nghiệp vụ

• Kiểm kê quỹ tiền mặt là việc kiểm đếm số lượng tiền thực tế trong quỹ tại 1 thời điểm nhất định để đối chiếu giữa số lượng tiền tồn quỹ với số lượng tiền tồn trên sổ quỹ tiền mặt tại thời điểm đó.
• Sau khi thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt thực tế và đối chiếu với sổ quỹ tiền mặt, đơn vị lập biên bản kiểm kê báo cáo kết quả kiểm kê và xử lý chênh lệch (nếu có).
• Định kỳ theo quy định hoặc khi có phát sinh yêu cầu kiểm kê quỹ tiền mặt, quy trình nghiệp vụ như sau:

1. Thành lập ban kiểm kê gồm: kế toán tiền mặt, thủ quỹ, kế toán trưởng hoặc thủ trưởng đơn vị.
2. Kiểm đếm số tiền mặt thực tế tồn quỹ theo từng loại tiền về mặt số lượng và mệnh giá.
3. Đối chiếu số dư thực tế kiểm kê với sổ kế toán tiền mặt tại quỹ, nếu có sự chênh lệch thì tìm nguyên nhân.
4. Sau khi xác định nguyên nhân thì ban kiểm kê sẽ ra quyết định xử lý hoặc trình lên cấp cao hơn để xử lý.

3. Các bước thực hiện

Trường hợp có chênh lệch khi kiểm tra, thực hiện đối chiếu Sổ quỹ của Thủ quỹ và các phiếu thu, phiếu chi thực tế ở bên ngoài thì thực hiện như sau:

Bước 1: In Sổ kế toán chi tiết tiền mặt/Sổ quỹ tiền mặt

• Vào Báo cáo\Tiền mặt, chọn báo cáo S11-H: Sổ kế toán chi tiết tiền mặt/Sổ quỹ tiền mặt.

• Khai báo các tham số báo cáo như hình.

• Nhấn Đồng ý. Phần mềm in báo cáo như sau:

Bước 2: Đối chiếu sổ quỹ tiền mặt và biên bản kiểm kê quỹ

Anh/chị thực hiện đối chiếu sổ quỹ tiền mặt với các phiếu thu, phiếu chi thực tế ở bên ngoài, xác định tháng đầu tiên phát sinh lệch, sau đó kiểm tra chi tiết từ tháng đó. Tiếp theo, so sánh từng chứng từ đã hạch toán trên sổ quỹ tiền mặt với các dòng tương ứng trên các phiếu thu, phiếu chi thực tế ở bên ngoài để phát hiện và xử lý chênh lệch.

Một số nguyên nhân và giải pháp sau:

• Sai lệch từ số dư đầu kỳ: Trường hợp số liệu không khớp ngay từ đầu kỳ, anh/chị cần kiểm tra lại số dư ban đầu và thực hiện điều chỉnh cho đúng với số liệu thực tế theo hướng dẫn tại đây
• Nhập sai số tiền trên phiếu thu/chi: Khi phát sinh sai khác do nhập sai số tiền, anh/chị nên đối chiếu với chứng từ gốc và cập nhật lại giá trị chính xác.
• Hạch toán sai ngày thu/chi: Nếu ngày ghi nhận giao dịch chưa đúng, anh/chị cần kiểm tra lại và điều chỉnh về đúng thời điểm phát sinh thực tế. 
• Chứng từ chưa được ghi sổ: Một số chứng từ có thể đã lập nhưng chưa ghi sổ, anh/chị vui lòng rà soát lại và thực hiện ghi sổ đầy đủ.
• Thiếu chứng từ phát sinh: Trong trường hợp chưa ghi nhận đủ các giao dịch, anh/chị cần bổ sung thêm các chứng từ còn thiếu để đảm bảo số liệu đầy đủ.
• Thiếu chứng từ phát sinh: Khi có nhiều chứng từ giống nhau được ghi nhận, anh/chị nên kiểm tra và loại bỏ các chứng từ trùng để tránh sai lệch số liệu.
• Chênh lệch nhỏ do làm tròn số: Nếu số liệu lệch không đáng kể và xuất phát từ việc làm tròn, anh/chị có thể xem xét bỏ qua nếu không ảnh hưởng đến tổng thể.