Cách 1: Khai báo từng số dư
Bước 1: Vào Nghiệp vụ, chọn Nhập số dư ban đầu.
Bước 2: Kích đúp chuột vào dòng tài khoản cần nhập số dư
Lưu ý:
- Có thể nhập số tài khoản cần nhập số dư vào ô tìm kiếm ngay dưới chữ Số tài khoản để tìm nhanh.
- Chỉ nhập được số dư đầu năm cho các TK chi tiết nhất. Riêng tài khoản 008 thì số dự toán còn lại sẽ nhập ở Dư Nợ TK cha ( 00811, 00812, 00821, 00822).
- Riêng các TK 008, 009 thì có thể nhập số dư cho các TK chi tiết nhất và TK tổng hợp liền kề nó. Số dư là số dự toán còn lại tại thời điểm 31/12/N, tức trước thời điểm chỉnh lý quyết toán. Trường hợp đơn vị có phát sinh nhận, rút dự toán trong thời gian chỉnh lý quyết toán, nhưng sau thời gian chỉnh lý không còn dự toán chuyển sang năm sau, thì vẫn phải nhập số dư TK 008 đầu kỳ bằng số dư trước thời điểm chỉnh lý quyết toán để hiển thị đúng số liệu cột 1 trên Báo cáo đối chiếu 01a.
- Phần giá trị còn lại của tài sản nằm ở Dư có TK 421 có thể nhập chung vào 1 dòng tương ứng với 1 nguồn, phần thặng dư/thâm hụt của các nguồn khác thì cần nhập số dư chi tiết theo từng nguồn.
Bước 3: Nhập số dư chi tiết
- Chọn thông tin Nguồn, Chương, Khoản, Mục/Tiểu mục, Hoạt động,… : Tùy theo tài khoản nhập số dư đang tích theo dõi chi tiết theo thông tin gì trong Danh mục\Tài khoản\Hệ thống tài khoản thì phần mềm sẽ hiển thị các cột tương ứng để chọn.
- Nhập số dư tài khoản tại cột Dư Nợ/Dư Có.
Bước 4: Nhấn Cất.
Cách 2: Nhập khẩu số dư từ file excel vào phần mềm
Bước 1: Vào Tệp, chọn Nhập khẩu dữ liệu từ Excel.
Bước 2: Tích chọn Số dư, Số dư tài khoản.
Bước 3: Tải tệp mẫu ngầm định
Nhấn Tải tệp mẫu ngầm định để tải file mẫu của phần mềm về máy tính.
Nhập đầy đủ thông tin số dư vào file excel và lưu trên máy tính.
Lưu ý:
- Nhập các số tài khoản ở bậc thấp nhất, ví dụ TK 1111 có các tài khoản con là 1111.1, 1111.2 thì cần nhập số dư của các TK 1111.1, 1111.2, số dư TK 1111 sẽ tự tổng hợp.
- Các cột có dấu (*) bắt buộc nhập, các cột còn lại không bắt buộc, có thể nhập tùy theo nhu cầu đơn vị.
- Tích chuột vào cột cần nhập thông tin để xem hướng dẫn nhập.
Bước 4: Chọn file vừa hoàn thiện để nhập khẩu
Trên phần mềm, nhấn vào biểu tượng thư mục để chọn đến file đã khai báo đầy đủ dữ liệu.
Bước 5: Nhấn Tiếp tục.
Bước 6: Chương trình tự ghép cột trên phần mềm với cột trên file excel mẫu.
*Lưu ý: Nếu anh/chị không sử dụng file mẫu excel do phần mềm cung cấp thì tại bước này anh/chị cần tự ghép Thông tin dữ liệu phần mềm với Thông tin trong tệp excel
Bước 7: Nhấn Tiếp tục.
Bước 8: Kiểm tra lại các dữ liệu cần nhập khẩu. Những dòng dữ liệu không hợp lệ đã được hệ thống bôi đỏ.
- Có thể sửa lại tệp dữ liệu ngay tại đây bằng cách nhấn chọn Sửa tệp dữ liệu.
- Sau khi sửa xong nhấn Kiểm tra lại dữ liệu để cập nhật lại tình trạng dữ liệu cần nhập khẩu.
Bước 9: Nhấn Nhập khẩu để phần mềm thực hiện nhập khẩu dữ liệu.
Bước 10: Hệ thống thông báo kết quả nhập khẩu:
- Nhấn vào Xem chi tiết để xem những bản ghi nhập khẩu thành công.
- Nhấn vào Tải tệp lỗi để xem chi tiết những bản ghi nhập khẩu không thành công.
Bước 11: Nhấn Đóng để kết thúc quá trình nhập khẩu.
