2. Cách xử lý
Khi thực hiện ghi sổ chứng từ, một số hạch toán cần hạch toán đồng thời như nghiệp vụ nhận dự toán của nguồn tự chủ, các nghiệp vụ rút dự toán, nộp phục hồi dự toán, các nghiệp vụ nhận và chi từ lệnh chi tiền, nhận và chi của nguồn phí lệ phí để lại, thu và chi nguồn kinh phí hoạt động nghiệp vụ phải báo cáo quyết toán như nguồn đảng phí,…. nhưng phần mềm không tự động sinh bút toán hạch toán đồng thời. Thông thường để hạch toán đồng thời cần đảm bảo các nguyên tắc:
+ Hạch toán Nợ, Có đúng với nguồn kinh phí phát sinh, chọn cấp phát và nghiệp vụ đúng với nghiệp vụ phát sinh.
+ Các nghiệp vụ chi từ lệnh chi tiền mặc định phần mềm chưa có thiết lập hạch toán đồng thời nên cần thiết lập thêm để tự động sinh cho nghiệp vụ tương ứng.
Chi tiết để kiểm tra nghiệp vụ phát sinh đã đáp ứng đúng các nguyên tắc để sinh hạch toán đồng thời hay chưa, anh/chị kiểm tra theo các nguyên nhân cụ thể dưới đây:
Nguyên nhân 1: Do tài khoản hạch toán không phù hợp với nguồn kinh phí
Giải pháp 1
- Trường hợp rút từ Nguồn không giao tự chủ:
Ghi Nợ TK 611 (6111, 6112, 6118)/ Có TK 511
Đồng thời Có TK 008211, 008212
2. Trường hợp rút từ Nguồn giao tự chủ:
- Nếu là đơn vị cơ quan nhà nước hoặc đơn vị khác không có hoạt động sản xuất kinh doanh:
Ghi Nợ TK 612 (TK 6121, TK 6122, TK 6128)/ Có TK 1351
Đồng thời Có TK 008221, Có TK 008222
- Nếu là đơn vị sự nghiệp công lập hoặc đơn vị khác có hoạt động sản xuất kinh doanh:
Ghi Nợ TK 642 (TK 6421, TK 6422, TK 6428)/ Có TK 1351
Đồng thời Có TK 008221, Có TK 008222
Nguyên nhân 2: Do chứng từ chưa chọn cột Nghiệp vụ
Để sinh hạch toán đồng thời 008, 012, 011, 013 cho từng nguồn phát sinh tương ứng, anh/chị cần chọn đúng nghiệp vụ theo nguồn phát sinh. Chi tiết anh/chị xem hướng dẫn dưới đây:
Giải pháp 2
- Trường hợp 1 – Nguồn ngân sách cấp bằng dự toán:
Để sinh hạch toán đồng thời Có TK 008 trên chứng từ rút dự toán hoặc điều chỉnh số đã chi, chọn Cấp phát: Dự toán và chọn Nghiệp vụ: Thực chi, Tạm ứng đã cấp dự toán,… phù hợp với nghiệp vụ phát sinh. Không để trống cột Nghiệp vụ.
-
Trường hợp 2 – Nguồn phí, lệ phí hoặc kinh phí hoạt động nghiệp vụ:
Đối với nguồn phí, lệ phí cần hạch toán đồng thời 012 hoặc nguồn kinh phí hoạt động nghiệp vụ cần hạch toán đồng thời 013 để lên báo cáo quyết toán (ví dụ: nguồn đảng phí), đơn vị thực hiện:
- Hạch toán đúng theo hướng dẫn.
- Chọn Cấp phát và nghiệp vụ: Ghi thu – Ghi chi.
Tài liệu hướng dẫn:
-
- Quy trình thu, chi phí, lệ phí: Xem hướng dẫn tại đây
- Quy trình thu, chi nguồn kinh phí hoạt động nghiệp vụ: Xem hướng dẫn tại đây
- Trường hợp 3 – Chứng từ nộp trả dự toán:
Nếu cần sinh hạch toán đồng thời 008 âm tiền, thực hiện hạch toán theo hướng dẫn nộp trả dự toán và chọn đúng Nghiệp vụ: Nộp phục hồi – Thực chi,… phù hợp.
-
Trường hợp 4 – Nhận kinh phí bằng lệnh chi tiền:
Nếu cần sinh hạch toán đồng thời 011, thực hiện hạch toán theo hướng dẫn nghiệp vụ lệnh chi tiền, chọn:
- Cấp phát: Lệnh chi
- Nghiệp vụ: Nhận lệnh chi thực chi hoặc Nhận lệnh chi tạm ứng.
Nếu chứng từ chi từ lệnh chi tiền chưa sinh được hạch toán đồng thời, thực hiện thiết lập theo hướng dẫn tại Nguyên nhân 4.
Nguyên nhân 3: Do nguồn kinh phí có tính chất nguồn để trống hoặc bị sai
Giải pháp 3
- Chọn Tính chất nếu chưa chọn: Vào Danh mục\Mục lục ngân sách\Nguồn kinh phí. Nhấn Cất.
- Nếu chưa có tính chất thì anh/chị thực hiện thêm tính chất nguồn kinh phí theo hướng dẫn tại đây
Nguyên nhân 4: Do nghiệp vụ hạch toán chưa được thiết lập quy tắc hạch toán đồng thời
Giải pháp 4
- Vào Tiện ích\Thiết lập quy tắc hạch toán đồng thời
- Thiết lập thêm bút toán hạch toán đồng thời theo hướng dẫn tại đây
3. Lưu ý cách xóa hoặc không cho sinh hạch toán đồng thời
Nguồn khác không phải báo cáo quyết toán, hạch toán chi tiền mặt, chi tiền gửi … theo quy trình thu chi hoạt động sản xuất kinh doanh thì sẽ không cần sinh hạch toán đồng thời khi đó anh/chị chọn nghiệp vụ Không chọn để phần mềm không tự sinh hạch toán đồng thời hoặc xóa hạch toán đồng thời đã tự sinh trước đó.
