1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn sao chép (nhân bản) chứng từ năm trước sang năm nay để tiết kiệm thời gian nhập liệu, đặc biệt với các chứng từ thường xuyên phát sinh, có nội dung lặp lại như Rút dự toán, Rút dự toán chuyển khoản lương, bảo hiểm, phiếu thu, phiếu chi, chuyển khoản kho bạc,…
2. Các bước thực hiện
Khi sang năm tài chính mới, để sao chép thông tin trên chứng từ Rút dự toán năm trước sang chứng từ Rút dự toán năm nay mà không phải gõ lại bằng tay thì anh/chị thực hiện theo 5 bước sau:
Lưu ý: Chỉ nhân bản được chứng từ năm trước (N) sang năm sau(N+1) khi đơn vị dùng dữ liệu liên năm. Ngày hạch toán là ngày của năm N+1
Bước 1: Mở dữ liệu kế toán năm N, chọn Năm hạch toán là năm N+1
- Ví dụ: Nếu cần nhân bản chứng từ từ năm 2025 sang năm 2026 thì chọn Năm hạch toán là năm 2026.
Bước 2: Tại danh sách chứng từ Rút dự toán, anh/chị nhấn vào biểu tượng Mũi tên cạnh nút Nạp, rồi tích vào ô Theo ngày hạch toán và chọn Kỳ kế toán từ năm trước đến năm nay (ví dụ 01/01/2025 đến 31/12/2026) rồi nhấn Đồng ý.
Bước 3: Sau khi nhấn Đồng ý, trên danh sách chứng từ Rút dự toán hiển thị lên cả các chứng từ của năm trước, nếu muốn sao chép nội dung của chứng từ nào, anh/chị nhấn chuột phải vào dòng của chứng từ đó và chọn Nhân bản.
Bước 4: Tại chứng từ vừa được sao chép lên, anh/chị sửa lại nội dung, ngày hạch toán và ngày chứng từ cho đúng rồi nhấn Cất.
Bước 5: Sau khi HOÀN THÀNH nhân bản các chứng từ, anh/chị vào Nạp bỏ tích Theo ngày hạch toán để ẩn chứng từ năm 2025 và tích Đồng ý. Nếu cần nhân bản thì thực hiện lại từ Bước 1.
Nếu muốn quay lại năm cũ để làm việc thì chọn lại năm hạch toán về năm cũ.
