Thay thế hóa đơn có mã – đã gửi người mua – sai MST, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng

Bài viết này hướng dẫn xử lý khi hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế đã cấp mã, đã gửi cho người mua nhưng phát hiện sai mã số thuế (MST), sai số tiền, thuế suất/tiền thuế hoặc thông tin hàng hóa bằng hình thức lập hóa đơn thay thế, giúp đảm bảo hóa đơn hợp lệ và phản ánh chính xác thông tin giao dịch.

Trường hợp phát hiện hóa đơn lập sai là hóa đơn điện tử mới hoặc hóa đơn thay thế có mã của Cơ quan Thuế đã được cấp mã, đã gửi cho người mua có sai sót về:

• Mã số thuế người mua
• Số tiền ghi trên hóa đơn
• Thuế suất, tiền thuế
• Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng…

Kế toán lựa chọn 1 trong 2 hình thức xử lý hóa đơn sau: Thay thế hóa đơn hoặc Điều chỉnh hóa đơn. Nếu lựa chọn hình thức Thay thế hóa đơn thì thực hiện như sau:

1. Lập biên bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai và gửi đến người mua trước khi lập hóa đơn thay thế.
2. Lập hóa đơn thay thế gửi Cơ quan Thuế cấp mã để gửi người mua.

Lưu ý: Nếu có sai sót cần thay thế hóa đơn từ lần thứ 2 trở đi, vui lòng lập hóa đơn thay thế mới cho hóa đơn thay thế bị sai sót.

3.1. Lập biên bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế

Anh/chị lập biên bản thỏa thuận trên meInvoice theo hướng dẫn tại đây.

3.2. Lập hóa đơn thay thế

Bước 1: Vào Hóa đơn, tab Hóa đơn, nhấn vào mũi tên (∇) bên cạnh Thêm, chọn Hóa đơn thay thế.

Bước 2: Chọn thông tin để tìm hóa đơn cần thay thế:

• Chọn Khoảng thời gian thuộc thời gian phát sinh hóa đơn sai sót.
• Chọn Khách hàng là đối tượng của hóa đơn cần thay thế.
• Nhấn Lấy dữ liệu.
• Chọn hóa đơn cần thay thế và nhấn Đồng ý.

Bước 3: Khai báo thông tin hóa đơn thay thế

Chương trình tự động lấy toàn bộ thông tin của hóa đơn gốc lên hóa đơn thay thế.

• Hiển thị dòng “Thay thế cho hóa đơn số…” để nhận biết hóa đơn được thay thế.
• Sửa lại các thông tin sai trên hóa đơn như tên khách hàng, địa chỉ, hàng hóa, dịch vụ…
• Nếu chọn nhầm hóa đơn, nhấn Chọn lại hóa đơn để chọn hóa đơn khác.
• Sau khi hoàn tất, nhấn Cất.

Bước 4: Phát hành hóa đơn thay thế

Việc phát hành hóa đơn thay thế thực hiện tương tự như phát hành hóa đơn điện tử thông thường. Anh/chị tham khảo hướng dẫn phát hành hóa đơn điện tử tại đây.

Lưu ý:

• Sau khi phát hành thành công, hóa đơn mới sẽ có trạng thái Hóa đơn thay thế trên danh sách hóa đơn để thuận tiện theo dõi và quản lý.
• Người mua có thể tra cứu hóa đơn thay thế từ email nhận hóa đơn do người bán gửi.