Thay thế hóa đơn có mã – chưa gửi người mua – sai MST, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng

Bài viết hướng dẫn xử lý trường hợp hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua phát hiện có sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin hàng hóa bằng hình thức lập hóa đơn thay thế, giúp đảm bảo hóa đơn hợp lệ và đúng quy định.

Nội dung bài viết bao gồm hướng dẫn gửi hóa đơn đã lập sai cho người mua, lập văn bản thỏa thuận và lập hóa đơn thay thế.

Trường hợp phát hiện hóa đơn lập sai là hóa đơn điện tử mới hoặc hóa đơn thay thế có mã của Cơ quan Thuế đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua và có sai sót về:

• Mã số thuế người mua.
• Số tiền ghi trên hóa đơn.
• Thuế suất, tiền thuế.
• Hàng hóa, dịch vụ ghi không đúng quy cách, chất lượng hoặc nội dung khác.

Kế toán có thể lựa chọn một trong hai hình thức xử lý hóa đơn:

• Thay thế hóa đơn.
• Điều chỉnh hóa đơn.

Nếu lựa chọn hình thức Thay thế hóa đơn, thực hiện theo trình tự sau:

1. Gửi hóa đơn đã lập sai cho người mua.
2. Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót và gửi cho người mua trước khi lập hóa đơn thay thế.
3. Lập hóa đơn thay thế gửi Cơ quan Thuế cấp mã, sau đó gửi cho người mua.

Lưu ý: Nếu tiếp tục phát sinh sai sót sau khi đã lập hóa đơn thay thế thì thực hiện lập hóa đơn thay thế mới cho hóa đơn thay thế gần nhất.

3.1. Gửi hóa đơn đã lập sai cho người mua

Anh/chị gửi hóa đơn đã lập sai cho người mua theo hướng dẫn tại đây.

3.2. Lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế

Anh/chị lập văn bản thỏa thuận trên MISA meInvoice theo hướng dẫn tại đây.

3.3. Lập hóa đơn thay thế

Bước 1: Vào Hóa đơn, tab Hóa đơn, nhấn vào mũi tên (∇) bên cạnh Thêm, chọn Hóa đơn thay thế.

Bước 2: Chọn thông tin để tìm hóa đơn cần thay thế:

• Chọn Khoảng thời gian thuộc thời gian phát sinh hóa đơn sai sót.
• Chọn Khách hàng là đối tượng của hóa đơn cần thay thế.
• Nhấn Lấy dữ liệu.
• Chọn hóa đơn cần thay thế và nhấn Đồng ý.

Bước 3: Khai báo thông tin hóa đơn thay thế

Chương trình tự động lấy toàn bộ thông tin của hóa đơn gốc lên hóa đơn thay thế.

• Hiển thị dòng “Thay thế cho hóa đơn số…” để nhận biết hóa đơn được thay thế.
• Sửa lại các thông tin sai trên hóa đơn như tên khách hàng, địa chỉ, hàng hóa, dịch vụ…
• Nếu chọn nhầm hóa đơn, nhấn Chọn lại hóa đơn để chọn hóa đơn khác.
• Sau khi hoàn tất, nhấn Cất.

Bước 4: Phát hành hóa đơn thay thế

Việc phát hành hóa đơn thay thế thực hiện tương tự như phát hành hóa đơn điện tử thông thường. Anh/chị tham khảo hướng dẫn phát hành hóa đơn điện tử tại đây.

Lưu ý:

• Sau khi phát hành thành công, hóa đơn mới sẽ có trạng thái Hóa đơn thay thế trên danh sách hóa đơn để thuận tiện theo dõi và quản lý.
• Người mua có thể tra cứu hóa đơn thay thế từ email nhận hóa đơn do người bán gửi.