Khi xem tổng số liệu 2 chỉ tiêu Các khoản nhận trước ngắn hạn của khách hàng (mã số 252) và chỉ tiêu Các khoản nhận trước dài hạn của khách hàng (mã số 262) trên báo cáo B01/BCTC khác với số dư Có tài khoản 131 trên Sổ S05-H: Bảng cân đối số phát sinh thì phải làm thế nào?

Bài viết giải thích cách lấy số liệu 2 chỉ tiêu Các khoản nhận trước ngắn hạn của khách hàng (mã số 252) và chỉ tiêu Các khoản nhận trước dài hạn của khách hàng (mã số 262) trên Báo cáo tình hình tài chính (B01/BCTC), đồng thời tìm nguyên nhân và cách khắc phục khi số liệu hiển thị chưa đúng. Qua đó giúp kế toán chủ động rà soát lại số liệu, đảm bảo khớp số liệu giữa các báo cáo tài chính và bảng cân đối phát sinh.
Các tình huống thường xảy ra:
– Tổng chỉ tiêu mã số 252 + mã số 262 không bằng số dư Có TK 131 trên Bảng cân đối số phát sinh (S05-H)
– Số dư Có TK 131 chi tiết theo đối tượng không đúng với thực tế phát sinh

• Báo cáo tình hình tài chính

Bảng cân đối phát sinh

• Chỉ tiêu 252 (Các khoản nhận trước ngắn hạn của khách hàng) và chỉ tiêu 262 (Các khoản nhận trước dài hạn của khách hàng) trên báo cáo B01/BCTC: Báo cáo tình hình tài chính bằng tổng số dư Có TK 131, chi tiết theo từng đối tượng khách hàng (khách hàng trả trước, trả thừa).
• Số dư Có TK 131 trên Sổ S05-H: Bảng cân đối số phát sinh (Mẫu hướng dẫn) phản ánh số đã thu lớn hơn khoản phải thu không theo dõi chi tiết theo đối tượng.

3.1 Tổng chỉ tiêu mã số 252 + mã số 262 không bằng số dư Có TK 131 trên Bảng cân đối số phát sinh (S05-H) do đang xem mẫu hướng dẫn

Căn cứ theo cách lấy số liệu ở trên để xem đúng số liệu được lấy lên chỉ tiêu 252 và 262 anh/chị cần mở Sổ S05-H: Bảng cân đối số phát sinh theo Mẫu số dư hai bên.

Bước 1: Vào Báo cáo\Sổ kế toán\S05-H: Bảng cân đối phát sinh.

• Trên tham số báo cáo, chọn Mẫu báo cáo là Mẫu hiểu thị số dư hai bên.

Bước 2: Kiểm tra số dư Có TK 131 sẽ bằng tổng số liệu 2 chỉ tiêu Các khoản nhận trước ngắn hạn của khách hàng (mã số 252) và chỉ tiêu Các khoản nhận trước dài hạn của khách hàng (mã số 262) trên báo cáo B01/BCTC

Theo hình minh họa bên trên, Dự Có TK 131 là 500.000 bằng với chỉ tiêu Các khoản nhận trước ngắn hạn của khách hàng là 500.000. Vậy chỉ tiêu Các khoản nhận trước ngắn hạn của khách hàng trên báo cáo B01/BCTC đang hiển thị Đúng.
Trường hợp nếu Dư Nợ và Dư Có TK 131 khi xem báo cáo S05-H (Mẫu số dư 2 bên) chưa đúng với thực tế thì anh/ chị kiểm tra tiếp Báo cáo tổng hợp công nợ theo mục 3.2.

3.2. Kiểm tra xử lý khi xem báo cáo S05-H (Mẫu số dư hai bên) thấy số dư TK 131 không đúng với thực tế phát sinh

Khi xem báo cáo S05-H (Mẫu số dư hai bên) thấy TK 131 còn số dư 2 bên, số dư không đúng mặc dù đã thanh toán hết công nợ. Nguyên nhân thường do:

– Khi phát sinh công nợ: Ghi Nợ TK 131 cho Đối tượng A.

– Khi nhận thanh toán: Ghi Có TK 131 nhưng lại chọn Đối tượng B.

Vì hai chứng từ không khớp đối tượng nên phần mềm không thể tự động bù trừ công nợ. Cách kiểm tra như sau:

Bước 1: Vào Báo cáo/Báo cáo khác/Báo cáo tổng hợp công nợ để tìm các đối tượng còn dư có và dư nợ

• Chọn thời gian
• Chọn Tài khoản: 131
• Chọn Tất cả
• Nhấn Xem báo cáo

• Báo cáo sẽ thể hiện đối tượng bên Nợ và đối tượng bên Có đã chọn trên chứng từ hạch toán. 

Bước 2: Vào Báo cáo\Bán hàng\Báo cáo chi tiết công nợ phải thu.

• Chọn các đối tượng đang có dư Nợ và dư Có cuối kỳ chưa bù trừ cho nhau theo Báo cáo tổng hợp công nợ đã in ở Bước 1.
• Chọn TK 131

• Đơn vị rà soát lại xem chứng từ nào chưa chọn đúng đối tượng thì tích vào chứng từ và sang phần 2.Thống kê chọn lại đúng đối tượng 

Ví dụ: Khi ghi nhận khoản phải thu đối tượng: ĐT A, thì khi người mua thanh toán cần phải chọn ở Tab 2.Thống kê cũng đối tượng: ĐT A. Như vậy, cần sửa lại chứng từ người mua trả tiền cho đơn vị: 

Bước 3: In lại sổ S05-H: Bảng cân đối số phát sinh & Báo cáo B01/BCTC để kiểm tra số liệu