1. Tổng quan
Bài viết giải thích cách lấy số liệu 2 chỉ tiêu Các khoản phải thu ngắn hạn khác (mã số 134) và chỉ tiêu Các khoản phải thu dài hạn khác (mã số 183) trên Báo cáo tình hình tài chính (B01/BCTC), đồng thời tìm nguyên nhân và cách khắc phục khi số liệu hiển thị chưa đúng. Qua đó giúp kế toán chủ động rà soát lại số liệu, đảm bảo khớp số liệu giữa các báo cáo tài chính và bảng cân đối phát sinh.
Các tình huống thường xảy ra:
- Tổng chỉ tiêu mã số 134 + mã số 183 không bằng số dư Nợ các TK 137, 138, 141, 248, 332, 334, 338, 348, 353 trên Bảng cân đối số phát sinh (S05-H)
- Số dư Nợ các TK 137, 138, 141, 248, 338, chi tiết theo đối tượng hoặc phí lệ phí không đúng với thực tế phát sinh
B01/BCTC: Báo cáo tình hình tài chính
S05-H: Bảng cân đối phát sinh
2. Nguyên tắc ghi nhận
- Tổng 2 chỉ tiêu Các khoản phải thu ngắn hạn khác (mã số 134) và chỉ tiêu Các khoản phải thu dài hạn khác (mã số 183) đang bằng tổng số dư Nợ các TK 137, 1381, 1382, 1385, 1388, 141, 248, 3381, 3382, 3387, 3388 (chi tiết theo từng đối tượng công nợ) và dư Nợ các TK 1383, 3383 ( chi tiết theo Phí, lệ phí) và dư Nợ TK 353, 332, 334.
- Trong khi đó, trên Sổ S05-H: Bảng cân đối số phát sinh (Mẫu hướng dẫn)số dư của các TK 137, 138, 141, 248, 338 là số đã bù trừ tổng số dư nợ và tổng số dư có của từng tài khoản đó không theo đối tượng hoặc Phí, lệ phí.
Anh/chị có thể xem cách lấy số liệu của chỉ tiêu này bằng cách vào Thiết lập báo cáo tài chính để xem.
3. Cách xử lý
3.1 Tổng chỉ tiêu mã số 134 + mã số 183 không bằng số dư Nợ các TK 137, 138, 141, 248, 332, 334, 338, 353 trên Bảng cân đối số phát sinh (S05-H)
Căn cứ theo cách lấy số liệu ở trên để xem đúng số liệu được lấy lên chỉ tiêu 134 và 183 anh/chị cần mở Sổ S05-H: Bảng cân đối số phát sinh theo Mẫu số dư hai bên.
Bước 1: Vào Báo cáo\Sổ kế toán\S05-H: Bảng cân đối phát sinh.
- Trên tham số báo cáo, chọn Mẫu báo cáo là Mẫu số dư hai bên
- Nhấn Xem báo cáo
Bước 2: Kiểm tra và cộng tất cả số dư Nợ cuối kỳ của các TK 137, 138, 141, 248, 332, 334, 338, 353 sẽ bằng với chỉ tiêu tổng 2 chỉ tiêu Các khoản phải thu ngắn hạn khác (mã số 134) và chỉ tiêu Các khoản phải thu dài hạn khác (mã số 183).
Theo hình minh họa bên dưới số dư
- Nợ TK 3388 là 1.000.000
- Nợ TK 1388 là 10.000
- Nợ TK 332 là 12.000.000
- Nợ TK 353 là 5.000.000
⇒ Vậy số đúng được lấy lên chỉ tiêu Các khoản phải thu ngắn hạn khác trên báo cáo B01/BCTC là 19.010.000
- Nếu số dư Nợ/Có của các tài khoản 137, 1381, 1382, 1385, 1388, 3381, 3382, 3387, 3388 trên báo cáo S05-H (Mẫu số dư 2 bên) chưa khớp với thực tế thì anh/chị kiểm tra tiếp Báo cáo tổng hợp công nợ theo mục 3.2.
- Trường hợp đơn vị có phát sinh tại các tài khoản 1383, 3383 và tổng số dư Nợ của các tài khoản 137, 138, 141, 248, 332, 334, 338, 353 trên báo cáo S05-H (Mẫu số dư 2 bên) vẫn không bằng tổng chỉ tiêu 134 và 183, tiếp tục kiểm tra theo mục 3.3.
3.2 Kiểm tra xử lý khi xem báo cáo S05-H (Mẫu số dư hai bên) thấy số dư TK 1381, 1382, 1385, 1388, 3381, 3382, 3387, 3388 không đúng với thực tế phát sinh
Khi xem báo cáo S05-H (Mẫu số dư hai bên) thấy các TK 1381, 1382, 1385, 1388, 3381, 3382, 3387, 3388 còn số dư 2 bên, số dư không đúng mặc dù đã thanh toán hết công nợ. Nguyên nhân thường do:
– Khi phát sinh công nợ: Ghi Có các TK 3381, 3382, 3387, 3388 hoặc Ghi Nợ các TK 1381, 1382, 1385, 1388 cho Đối tượng A.
– Khi chi/thu thanh toán: Ghi Nợ các TK 3381, 3382, 3387, 3388 hoặc Ghi Có các TK 1381, 1382, 1385, 1388 nhưng lại chọn Đối tượng B.
Vì hai chứng từ không khớp đối tượng nên phần mềm không thể tự động bù trừ công nợ. Cách kiểm tra như sau:
Bước 1: Vào Báo cáo/Báo cáo khác/Báo cáo tổng hợp công nợ để tìm các đối tượng còn dư có và dư nợ. Ví dụ trên S05-H đang có số dư Nợ, Có trên TK 3388
- Chọn Tài khoản: 3388
- Chọn tất cả đối tượng
- Báo cáo sẽ thể hiện đối tượng bên Nợ và đối tượng bên Có đã chọn trên chứng từ hạch toán.
Bước 2: Vào Báo cáo/Mua hàng/Báo cáo chi tiết công nợ phải trả (đối với tài khoản 338). Tương tự vào Báo cáo/Bán hàng/ Báo cáo chi tiết công nợ phải thu (đối với các tài khoản 138)
- Chọn các đối tượng đang có dư Nợ và dư Có cuối kỳ chưa bù trừ cho nhau theo Báo cáo tổng hợp công nợ đã in ở Bước 1.
- Chọn TK 3388
- Đơn vị rà soát lại xem chứng từ nào chưa chọn đúng đối tượng thì tích vào chứng từ và sang phần 2.Thống kê chọn lại đúng đối tượng
Ví dụ: Khi xác định khoản phải trả khác chọn đối tượng: SGD, thì khi trả khoản này cần phải chọn ở Tab 2.Thống kê cũng đối tượng: SGD. Như vậy, cần sửa lại chứng từ chi tiền khoản phải thu khác này.
Bước 3: In lại sổ S05-H: Bảng cân đối số phát sinh & Báo cáo B01/BCTC để kiểm tra số liệu
3.3 Kiểm tra số dư Nợ các tài khoản 1383, 3383 chi tiết theo từng khoản phí, lệ phí
Trên S05-H, TK 1383 và TK 3383 hết số dư nhưng chi tiết từng khoản Phí, lệ phí hạch toán chưa đúng nên chỉ tiêu Phải thu ngắn hạn khác (mã số 134) có số liệu.
Ví dụ:
– Khi thu Nợ các TK 111, TK112/ Có TK 3383: 15.000.000, chọn Phí, lệ phí là Phí thẩm định mã P0002
– Số thu để lại đơn vị Nợ TK 3383/ Có TK 514: 6.000.000, chọn nhầm loại Phí, lệ phí là Phí sử dụng đường bộ mã P0001
Để kiểm tra số dư 1383, 3383 của từng khoản phí, lệ phí anh/chị làm theo hướng dẫn sau:
Ví dụ: Kiểm tra tài khoản 3383
Bước 1: Vào Tìm chứng từ
- Tại bảng Tìm kiếm chứng từ:
- Chọn điều kiện tìm kiếm (là khoảng thời gian tìm đối chiếu dữ liệu), tích chọn Chứng từ đã ghi sổ và nhấn Tìm kiếm
-
- Lọc tại cột Phí, lệ phí lần lượt từng khoản phí, lệ phí có phát sinh trong kỳ.
-
- Lọc lần lượt tại cột TK Nợ là 3383 và cột TK Có là 3383 xem khoản phí, lệ phí nào có phát sinh trong kỳ Nợ không bằng Có.
- Khoản phí, lệ phí có: Dư Có đầu kỳ + Phát sinh Có trong kỳ – Phát sinh Nợ trong kỳ > 0 sẽ lên chỉ tiêu Các khoản phải trả ngắn hạn khác.
- Khoản phí, lệ phí phí có: Dư Có đầu kỳ + Phát sinh Có trong kỳ – Phát sinh Nợ trong kỳ < 0 sẽ lên Các khoản phải thu ngắn hạn khác.
Bước 2: Xác định và tích đúp vào chứng từ đang chọn sai loại Phí, lệ phí, Bỏ ghi\Sửa để chọn lại đúng loại phí, lệ phí tương ứng. Đảm bảo phát sinh Nợ loại phí nào thì Phát sinh Có chọn loại phí đó
Bước 3: In lại sổ S05-H: Bảng cân đối số phát sinh & Báo cáo B01/BCTC để kiểm tra số liệu
