Làm thế nào khi xem tổng 2 chỉ tiêu Trả trước cho người bán ngắn hạn (mã số 133) và chỉ tiêu Trả trước cho người bán dài hạn (mã số 182) khác với số dư Nợ TK 331 trên sổ S05-H: Bảng cân đối số phát sinh?

Bài viết giải thích cách lấy số liệu 2 chỉ tiêu Phải trả người bán ngắn hạn (mã số 251) và chỉ tiêu Nợ phải trả người bán dài hạn (mã số 261) trên Báo cáo tình hình tài chính (B01/BCTC), đồng thời tìm nguyên nhân và cách khắc phục khi số liệu hiển thị chưa đúng. Qua đó giúp kế toán chủ động rà soát lại số liệu, đảm bảo khớp số liệu giữa các báo cáo tài chính và bảng cân đối phát sinh.
Các tình huống thường xảy ra:
– Tổng chỉ tiêu mã số 251 + mã số 261 không bằng số dư Có TK 331 trên Bảng cân đối số phát sinh (S05-H)
– Số dư Có TK 331 chi tiết theo đối tượng không đúng với thực tế phát sinh

Bảng cân đối phát sinh

– Do chỉ tiêu Trả trước cho người bán trên báo cáo B01/BCTC: Báo cáo tình hình tài chính đang bằng tổng số dư Nợ TK 331 chi tiết theo từng đối tượng nhà cung cấp.

– Trong khi đó, trên Sổ S05-H: Bảng cân đối số phát sinh (Mẫu hướng dẫn) thì số dư TK 331 là số dư đã bù trừ giữa tổng số dư Có TK 331 với tổng số dư Nợ TK 331 của các đối tượng nhà cung cấp.

3.1. Tổng chỉ tiêu mã số 251 + mã số 261 không bằng số dư Có TK 331 trên Bảng cân đối số phát sinh (S05-H) do đang xem mẫu hướng dẫn

Căn cứ theo cách lấy số liệu ở trên thì để xem đúng số liệu được lấy lên chỉ tiêu 251 và 261 anh/chị cần mở Sổ S05-H: Bảng cân đối số phát sinh theo Mẫu số dư hai bên.

Bước 1: Vào Báo cáo\Sổ kế toán\S05-H: Bảng cân đối phát sinh.

• Trên tham số báo cáo, chọn Mẫu báo cáo là Mẫu hiểu thị số dư hai bên.

Bước 2: Kiểm tra số dư Nợ TK 331 sẽ bằng với tổng 2 chỉ tiêu Trả trước cho người bán ngắn hạn (mã số 133) và chỉ tiêu Trả trước cho người bán dài hạn (mã số 182) trên B01/BCTC: Báo cáo tình hình tài chính.

Theo hình minh họa bên trên, Dự Có TK 331 là 30 triệu bằng với chỉ tiêu phải trả người bán ngắn hạn là 1 triệu. Vậy chỉ tiêu Phải trả người bán ngắn hạn trên báo cáo B01/BCTC đang hiển thị Đúng.

3.2. Đơn vị thực hiện rà soát trên các chứng từ để bù trừ số liệu trên TK 331 như sau

Khi xem báo cáo S05-H (Mẫu số dư hai bên) thấy TK 331 còn số dư 2 bên, số dư không đúng mặc dù đã thanh toán hết công nợ. Nguyên nhân thường do:

– Khi phát sinh công nợ: Ghi Có TK 331 cho Đối tượng A.

– Khi chi thanh toán: Ghi Nợ TK 331 nhưng lại chọn Đối tượng B.

Vì hai chứng từ không khớp đối tượng nên phần mềm không thể tự động bù trừ công nợ. Cách kiểm tra như sau:

Bước 1: Vào Báo cáo\Báo cáo khác\Báo cáo tổng hợp công nợ để tìm các đối tượng còn dư có và dư nợ

• Chọn Tài khoản: 331
• Chọn tất cả đối tượng
• Nhấn Đồng ý

• Báo cáo sẽ thể hiện đối tượng bên Nợ và đối tượng bên Có đã chọn trên chứng từ hạch toán. 

Bước 2: Vào Báo cáo\Mua hàng\Báo cáo chi tiết công nợ phải trả.

• Chọn các đối tượng đang có dư Nợ và dư Có cuối kỳ chưa bù trừ cho nhau theo Báo cáo tổng hợp công nợ đã in ở Bước 1.
• Chọn TK 331

• Đơn vị rà soát lại xem chứng từ nào chưa chọn đúng đối tượng thì tích vào chứng từ và sang phần 2.Thống kê chọn lại đúng đối tượng 

Ví dụ: Khi mua hàng đang chọn đối tượng: ĐT00002, thì khi thanh toán cần phải chọn ở Tab 2.Thống kê cũng đối tượng: ĐT00002. Như vậy, cần sửa lại chứng từ  thanh toán trả tiền cho nhà cung cấp: 

Bước 3: In lại sổ S05-H: Bảng cân đối số phát sinh & Báo cáo B01/BCTC để kiểm tra số liệu 

Lưu ý:

Nếu sai sót này phát sinh từ kỳ trước (Dự nợ và Dư có đầu kỳ bị sai) và đã nộp báo cáo tài chính, để tránh ảnh hưởng tới báo cáo tài chính đã nộp năm trước thì thực hiện hạch toán điều chỉnh trong năm nay. Ví dụ cần điều chỉnh số dư Có đầu kỳ của đối tượng B sang đối tượng A thì vào Tổng hợp\Chứng từ nghiệp vụ khác, hạch toán:

Nợ TK 331 (Đối tượng B: Đối tượng đã chọn sai khi thanh toán)

Có TK 331 (Đối tượng A: Đối tượng đúng cần bù trừ)