Khóa sổ kế toán

Bài viết này hướng dẫn anh/chị thực hiện chức năng khóa sổ sau khi kết thúc kỳ kế toán, việc khóa sổ giúp khóa lại các chứng từ đã nhập trên phần mềm để tránh chỉnh sửa, ảnh hưởng tới số liệu sau khi hoàn thiện báo cáo quyết toán. Sau khi khóa sổ, mọi chứng từ kể từ ngày khóa sổ trở về trước sẽ không thể sửa đổi, điều này tạo ra sự an toàn đối với dữ liệu kế toán của đơn vị. 

Lưu ý: Chỉ khóa sổ cho toàn bộ dữ liệu, không khóa sổ được cho từng phân hệ như tiền mặt, tiền gửi, kho bạc,…

1. Trước khi khóa sổ, kế toán cần kiểm tra: Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ trước khi khóa sổ.

2. Trước khi tiến hành kiểm kê, bộ phận kế toán phải kiểm tra các chứng từ và đối chiếu giữa sổ sách với chứng từ, giữa sổ sách với nhau để xác định số phải có về các tài sản kiểm kê.

3. Khi kiểm kê nếu các tài liệu kiểm kê không khớp với sổ sách, phải lập biên bản kiểm kê để làm căn cứ làm chứng từ vào sổ.

Bước 1: Sao lưu dữ liệu theo hướng dẫn tại đây.

Bước 2: Vào Hệ thống\Khóa sổ kỳ kế toán.

Bước 3: Chọn ngày khóa sổ mới

Lưu ý:

• Ngày khóa sổ mới phải nhỏ hơn hoặc bằng ngày hạch toán.
• Sau khi thực hiện khóa sổ thì sẽ không sửa được các chứng từ phát sinh kể từ ngày khóa sổ trở về trước.

Bước 4: Nhấn Thực hiện.

Bước 5: Trường hợp khóa sổ không thành công do có chứng từ chưa ghi sổ, anh/chị nhấn Có để xử lý các chứng từ chưa ghi sổ đó.

Bước 6: Chọn hình thức xử lý chứng từ chưa ghi sổ

Anh/chị tích chọn vào chứng từ hoặc bôi đen nhiều chứng từ và chọn cách xử lý tương ứng chung cho các chứng từ đó:

• Ghi sổ: thực hiện ghi sổ cho các chứng từ. 
• Chuyển ngày hạch toán: chọn ngày hạch toán mới phải lớn hơn ngày khóa sổ.
• Xóa: xóa các chứng từ chưa ghi sổ.
• Ngày HT mới: Chọn ngày mong muốn.

Sau khi chọn xong anh/chị nhấn Tiếp theo. Tại đây anh/chị cũng có thể xem lại đã lựa chọn cách thức xử lý các chứng từ chưa ghi sổ nào.

Bước 7: Nhấn Xử lý 

Nếu phần mềm báo Xử lý không thành công, anh/chị kiểm tra nguyên nhân, Anh/chị tích vào chứng từ chọn Sửa chứng từ để sửa chứng từ không xử lý được.

Sau khi xử lý hết chứng từ thì trên cửa sổ sẽ không còn hiển thị dòng chứng từ nào nữa . 

Bước 8: Nhấn Tiếp theo 

Bước 9: Nhấn Kết thúc 

Bước 10: Sau khi hoàn tất phần mềm sẽ hiển thị khóa sổ thành công