Lập bảng kê thanh toán chưa cấp dự toán

Khi có nhu cầu tạm ứng tiền từ kinh phí ngân sách, thường theo trình tự sau:

1. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc tạm ứng dự toán cho đơn vị bao gồm:

• Nếu là tạm ứng bằng tiền mặt: Giấy rút dự toán (tạm ứng).
• Nếu là tạm ứng bằng chuyển khoản: Giấy rút dự toán (tạm ứng), Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng (đối với các khoản chi không có hợp đồng nhưng giấy rút không thể hiện hết nội dung tạm ứng.

2. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt tạm ứng.

3. Kho bạc kiểm soát và duyệt tạm ứng cho đơn vị, và thanh toán số rút tạm ứng cho đơn vị.

4. Căn cứ vào hình thức nhận (tiền mặt, tiền gửi, chuyển khoản kho bạc) để hạch toán vào sổ sách.

Sau khi công việc được hoàn thành có đầy đủ hồ sơ chứng từ, đồng thời đã nhận được dự toán đầu năm thì kế toán làm thủ tục thanh toán tạm ứng với kho bạc (nếu công việc đã hoàn thành có đầy đủ hồ sơ chứng từ mà chưa được cấp dự toán thì cũng chưa được làm thủ tục thanh toán tạm ứng)

5. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc thanh toán tạm ứng cho đơn vị gồm:

• Nếu là tạm ứng bằng tiền mặt: Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng, kèm theo các chứng từ gốc của nghiệp vụ phát sinh (hóa đơn, bảng kê…).
• Nếu là tạm ứng bằng chuyển khoản: Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng, các chứng từ , kèm theo các chứng từ gốc của nghiệp vụ phát sinh (hóa đơn, bảng kê,…).

6. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt thanh toán tạm ứng.

7. Kho bạc kiểm soát và duyệt thanh toán tạm ứng cho đơn vị, khoản chi chuyển trạng thái từ tạm ứng sang thực chi

8. Khi dự toán năm được phê duyệt. Kế toán ghi sổ bút toán chuyển từ tạm ứng chưa cấp dự toán sang tạm ứng đã cấp dự toán.

A. Lập bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng

1. Vào nghiệp vụ Kho bạc, chọn Lập bảng kê\Lập bảng kê chứng từ thanh toán chưa cấp dự toán.

2. Tại màn hình Bảng kê chứng từ thanh toán chưa cấp dự toán:

– Chọn Khoảng thời gian cần lập bảng kê những chứng từ chi tạm ứng >> Phần mềm lấy lên danh sách chứng từ trong khoảng thời gian đã chọn.

– Tại mục Bảng kê: Tích chọn những chứng từ chi tạm ứng cần lập bảng kê. 

– Nhấn Cất.

3. Để in Bảng kê nội dung thanh toán/tạm ứng và Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, nhấn In, chọn báo cáo cần in.

B. Thanh toán tạm ứng

Sau khi được kho bạc chấp nhận thanh toán:

1. Vào phân hệ Kho bạc, chọn Lập bảng kê\Danh sách bảng kê chứng từ thanh toán.

2. Kích đúp chuột vào bảng kê đã được kho bạc chấp nhận thanh toán.

3. Tại mục Thanh toán.

– Tích chọn các chứng từ đã được kho bạc chấp nhận thanh toán. 

– Nhấn Thanh toán trên thanh công cụ.

4. Hệ thống sinh chứng từ đồng thời tại mục Hạch toán đồng thời.