1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách kiểm tra và xử lý khi xem bảng kê mua vào theo tháng/ quý bị lệch với sổ cái tài khoản 1331, hoặc bảng kê bán ra theo tháng/ quý bị lệch với sổ cái tài khoản 3331.
2. Cách xử lý
2.1. Lệch bảng kê mua vào với sổ cái tài khoản 1331
2.1.1. Nguyên nhân
Do chứng từ có hạch toán Nợ 133 bên tab hạch toán không bằng số tiền thuế của hóa đơn kê khai bên tab Thuế. Ví dụ trên phiếu chi hạch toán bên tab hạch toán Nợ TK 133 là 100.000, nhưng bên tab thuế nhập thông tin hóa đơn kê khai thuế là 90.000.
Do vẫn có hạch toán Nợ TK 133 bên tab hạch toán nhưng bên tab Thuế hóa đơn nhập chưa đầy đủ thông tin số hóa đơn, ngày hóa đơn, nhóm hàng hóa dịch vụ mua vào nên không hiển thị lên bảng kê.
Do có hóa đơn quý trước, tháng trước chưa được kê khai lên bảng kê, nên tự động lên bảng kê tháng/quý này.
2.1.2. Giải pháp
Bước 1: Xác định hóa đơn, chứng từ bị lệch, thiếu
Nếu chưa xác định được hóa đơn, chứng từ bị lệch, thiếu anh/chị có thể xuất bảng kê mua vào và chứng từ hạch toán Nợ 1331 ra excel để đối chiếu hoặc dùng hàm Vlookup để đối chiếu.
- Xuất bảng kê mua vào: Lập bảng kê mua vào theo hướng dẫn tại đây\Nhấn In, chọn Tệp → Xuất khẩu, sau đó tại mục Save as type chọn là Microsoft Excel Extend(*.xls).
- Xuất chứng từ hạch toán Nợ 133: Vào Tìm chứng từ \Chọn thời gian kiểm tra, nhấn Cập nhật, tích Chứng từ đã ghi sổ\Nhấn Tìm, lọc TK Nợ là 133\Nhấn Xuất khẩu để xuất khẩu kết quả tìm kiếm ra Excel. Chi tiết anh/chị xem hướng dẫn tại đây.
- Sau khi xuất ra excel anh/chị kiểm tra đối chiếu, có thể dùng các hàm pivot, vlookup… để đối chiếu và tìm ra chứng từ lệch.
Bước 2: Kiểm tra và xử lý chứng từ lệch
Anh/chị kiểm tra chứng từ lệch theo 3 nguyên nhân nêu ở trên:
- Tab Thuế lệch tiền so với tab Hạch toán: Xác định thông tin đúng, sau đó mở lại chứng từ, chọn Bỏ ghi → Sửa và cập nhật lại rồi lập lại bảng kê.
- Hóa đơn chưa lên bảng kê: Kiểm tra xem đã nhập đầy đủ Số hóa đơn, Ngày hóa đơn và Nhóm hàng hóa, dịch vụ mua vào chưa. Chi tiết xem hướng dẫn tại đây.
- Hóa đơn tháng/quý trước lên bảng kê tháng/quý này:
- Nếu hóa đơn tháng/quý trước chưa được kê khai và được kê khai bổ sung ở tháng/quý này thì số liệu lệch là đúng.
- Nếu hóa đơn phải lên bảng kê của tháng/quý trước, anh/chị sao lưu dữ liệu, lập lại bảng kê tháng/quý trước, sau đó lập lại bảng kê tháng/quý này.
2.2. Lệch bảng kê bán ra và sổ cái tài khoản 3331
2.2.1. Nguyên nhân
Do chứng từ có số tiền hạch toán Có 3331 bên tab hạch toán không bằng số tiền thuế của hóa đơn kê khai bên tab Thuế.
Do chứng từ có hạch toán Có 3331, nhưng hóa đơn bên tab Thuế chưa nhập đủ thông tin số hóa đơn, ngày hóa đơn, thuế suất nên chưa được hiển thị lên bảng kê bán ra.
2.2.2. Giải pháp
Bước 1: Xác định hóa đơn, chứng từ bị lệch, thiếu
Nếu chưa xác định được hóa đơn, chứng từ bị lệch, thiếu anh/chị có thể xuất bảng kê bán ra và chứng từ hạch toán Có 3331 ra excel để đối chiếu hoặc dùng hàm Vlookup để đối chiếu.
- Xuất bảng kê bán ra: Lập bảng kê bán ra theo hướng dẫn tại đây\Nhấn In, chọn Tệp → Xuất khẩu, sau đó tại mục Save as type chọn là Microsoft Excel Extend(*.xls).
- Xuất chứng từ hạch toán Có 3331: Vào Tìm chứng từ \Chọn thời gian kiểm tra, nhấn Cập nhật, tích Chứng từ đã ghi sổ\Nhấn Tìm, lọc TK Có là 33311\Nhấn Xuất khẩu để xuất khẩu kết quả tìm kiếm ra Excel. Chi tiết anh/chị xem hướng dẫn tại đây.
- Sau khi xuất ra excel anh/chị kiểm tra đối chiếu, có thể dùng các hàm pivot, vlookup… để đối chiếu và tìm ra chứng từ lệch.
Bước 2: Kiểm tra và xử lý chứng từ lệch
Anh/chị kiểm tra chứng từ lệch theo 2 nguyên nhân nêu ở trên:
- Tab Thuế lệch tiền so với tab Hạch toán: Xác định thông tin đúng, sau đó mở lại chứng từ, chọn Bỏ ghi → Sửa và cập nhật lại rồi lập lại bảng kê.
- Hóa đơn chưa lên bảng kê: Kiểm tra xem đã nhập đầy đủ Số hóa đơn, Ngày hóa đơn và Thuế suất chưa. Chi tiết xem hướng dẫn tại đây.
Lưu ý: Trường hợp đơn vị có chứng từ bán hàng không lập kèm hóa đơn thì cần kiểm tra đã lập chứng từ bán hàng tương ứng cho hóa đơn để hạch toán Có 3331 chưa, chứng từ bán hàng đã ghi sổ chưa, ngày chứng từ bán hàng có cùng tháng/quý với ngày hóa đơn không.
