Rút dự toán thực chi bằng tiền gửi

Bài viết hướng dẫn cách rút dự toán thực chi bằng tiền gửi để thanh toán trực tiếp các khoản chi từ ngân sách qua Kho bạc, giúp ghi nhận đúng nghiệp vụ chi ngân sách và hoàn thiện chứng từ thanh toán theo quy định.

Nợ TK 112: Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Có TK 511: Doanh thu từ kinh phí NSNN cấp (Nếu là nguồn không giao tự chủ)

Có TK 135: Phải thu kinh phí được cấp (1351) (Nếu là nguồn giao tự chủ)

Đồng thời, ghi:

Có TK 008 (008212, 008222): Dự toán thực chi

Khi có nhu cầu thanh toán trực tiếp từ kinh phí ngân sách, đơn vị thường thực hiện các hoạt động:

1. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc thanh toán kinh phí cho đơn vị, bao gồm: Giấy rút dự toán (thanh toán), Các chứng từ gốc khác: hợp đồng, hóa đơn, danh sách nhận tiền,… Đối với các khoản chi không có hợp đồng, không có danh sách kèm theo: thì phải liệt kê các khoản đã thực chi theo mẫu Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng để kho bạc có căn cứ duyệt chi từng khoản.
2. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt chi.
3. Kho bạc kiểm soát và duyệt chi cho đơn vị, và chi tiền cho đơn vị.
4. Căn cứ vào hình thức nhận (tiền mặt, tiền gửi, chuyển khoản kho bạc) kế toán hạch toán vào sổ sách.

Sau khi tập hợp đầy đủ các chứng từ gốc: hợp đồng, hoá đơn, bảng kê, danh sách nhận tiền,… đơn vị rút dự toán thực chi để in bảng kê kèm giấy rút mang ra Kho bạc duyệt chi từng khoản.

Các thao tác thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn menu Kho bạc\Quy trình\ Rút dự toán Nhấn Rút dự toán tiền gửi.

Bước 2: Phần mềm đã mặc định tích chọn Thực chi.

Bước 3: Khai báo thông tin chứng từ:

– Nhập thông tin Đơn vị trả tiền, Đơn vị nhận tiền, thông tin chứng từ

– Nhập thông tin chi tiết chứng từ: Nội dung thanh toán, mục lục ngân sách, Số tiền.

Bước 4: Nhấn Cất. Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận sinh chứng từ Chuyển khoản kho bạc vào tài khoản tiền gửi. Nhấn Đồng ý.

Bước 5: Anh/chị kiểm tra các thông tin trên chứng từ Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi. Tuỳ vào nghiệp vụ thực tế tại đơn vị để chỉnh sửa bút toán hạch toán cho phù hợp.

Bước 6: Nhấn Cất.

1. Sau khi cất chứng từ rút dự toán tiền gửi, phần mềm sẽ tự động sinh chứng từ chuyển khoản vào tài khoản tiền gửi, hạch toán Nợ TK 112. Trường hợp không qua tài khoản tiền gửi, anh/chị vui lòng thực hiện lại theo hình thức rút dự toán chuyển khoản.

2. Ô Nộp vào TK trên chứng từ rút dự toán tiền gửi dùng để chọn tài khoản ngân hàng/kho bạc của đơn vị nhận tiền đã được khai báo tại Danh mục \ Tài khoản ngân hàng, kho bạc. Phần mềm không lấy theo tài khoản ngân hàng của đối tượng được chọn ở ô Đơn vị nhận tiền.

Khi lập chứng từ Rút dự toán chuyển khoản, phần mềm sẽ tự động điền tài khoản ngân hàng/kho bạc của đối tượng nhận tiền theo thông tin đã khai báo. Nếu anh/chị vừa bổ sung tài khoản ngân hàng cho đối tượng trong Danh mục\Khách hàng, nhà cung cấp, các chứng từ đã lập trước đó sẽ không tự cập nhật. Để cập nhật, anh/chị nhấn Sửa, chọn sang đối tượng khác rồi chọn lại đúng đối tượng.