Rút dự toán tạm ứng đã cấp bằng chuyển khoản kho bạc

Bài viết này nhằm hướng dẫn anh/chị hiểu về nghiệp vụ, thực hiện rút dự toán tạm ứng đã cấp bằng chuyển khoản kho bạc, đảm bảo hạch toán đúng theo nguồn kinh phí và quy định kế toán NSNN.

Nội dung bài viết gồm: Định khoản, quy trình nghiệp vụ, cách thực hiện thao tác rút dự toán tạm ứng đã cấp bằng chuyển khoản kho bạc trên phần mềm.

2.1 Với nguồn kinh phí giao tự chủ:

Rút dự toán chuyển khoản thanh toán các khoản chi hoạt động:

• Đối với đơn vị SNCL, đơn vị khác có hoạt động SXKD hạch toán:

Nợ TK 642: Chi phí quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ

           Có TK 135: Phải thu kinh phí được cấp (1351)

Đồng thời, ghi: Có TK 008221: Dự toán tạm ứng

• Đối với cơ quan nhà nước, đơn vị khác không có hoạt động SXKD hạch toán:

Nợ TK 612: Chi phí hoạt động giao tự chủ 

           Có TK 135: Phải thu kinh phí được cấp (1351)

Đồng thời, ghi: Có TK 008221: Dự toán tạm ứng

2.2 Với nguồn kinh phí giao không tự chủ (không phân biệt loại hình đơn vị), hạch toán:

Bước 1: Rút dự toán chuyển khoản thanh toán các khoản chi hoạt động:

Nợ TK 611: Chi phí hoạt động không giao tự chủ

            Có TK 135: Phải thu kinh phí được cấp (1351)

Đồng thời, ghi: Có TK 00821: Dự toán tạm ứng

Bước 2: Định kỳ, căn cứ vào các khoản chi từ kinh phí tạm ứng đã có đủ hồ sơ chứng từ kế toán, ghi:

Nợ TK 135: Phải thu kinh phí được cấp (1351)

        Có TK 511: Doanh thu từ kinh phí NSNN cấp

Khi có nhu cầu tạm ứng tiền từ kinh phí ngân sách, đơn vị thường thực hiện các hoạt động:

1. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc tạm ứng dự toán cho đơn vị bao gồm: Giấy rút dự toán (tạm ứng), Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng.
2. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt tạm ứng.
3. Kho bạc chi số tạm ứng cho đơn vị và kế toán hạch toán số rút tạm ứng vào sổ sách. Sau khi công việc được hoàn thành, có đầy đủ hồ sơ chứng từ thì kế toán làm thủ tục thanh toán tạm ứng với kho bạc.
4. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc thanh toán tạm ứng cho đơn vị gồm: Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng và Chứng từ kèm theo khác: Danh sách nhận tiền, hóa đơn, hợp đồng, văn bản phê duyệt,…
5. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt thanh toán tạm ứng.
6. Kho bạc kiểm soát và duyệt thanh toán tạm ứng cho đơn vị, khoản chi chuyển trạng thái từ tạm ứng sang thực chi.

Bước 1: Vào phân hệ Kho bạc, chọn Rút dự toán\Rút dự toán chuyển khoản.

Bước 2: Tích chọn Tạm ứng đã cấp dự toán.

Bước 3: Khai báo thông tin chứng từ:

• Nhập thông tin chung: Đơn vị trả tiền, Đơn vị nhận tiền, thông tin chứng từ.
• Nhập chi thông tin tiết chứng từ: Nội dung thanh toán, mục lục ngân sách (Nguồn, chương, khoản, tiểu mục), Số tiền.

Bước 4: Nhấn Cất. Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận sinh chứng từ Chuyển khoản kho bạc. Nhấn Đồng ý.

Bước 5: Phần mềm sinh chứng từ Chuyển khoản kho bạc và tự động sinh hạch toán đồng thời. Anh/chị kiểm tra thông tin trên chứng từ, có thể chỉnh sửa nếu cần.

• Phần mềm tự sinh TK Nợ 611\TK Có 1351 hoặc TK Nợ 612 hoặc Nợ 642 \TK Có 1351 dựa theo tính chất nguồn kinh phí và loại hình đơn vị, Cấp phát là Dự toán, Nghiệp vụ là Tạm ứng đã cấp dự toán.
• Căn cứ vào nghiệp vụ thực tế tại đơn vị để sửa lại bút toán cho phù hợp. 
• Phần mềm tự động sinh TK Có 008211 hoặc TK 008221 dựa vào các thông tin đã chọn trên tab Hạch toán thỏa mãn điều kiện sinh hạch toán đồng thời.

Bước 6: Nhấn Cất để lưu.