Lập chứng từ ghi sổ

a. Lập chứng từ ghi sổ từ chứng từ gốc

1. Vào phân hệ Tổng hợp, chọn Chứng từ ghi sổ\Lập chứng từ ghi sổ.

2. Nhập thông tin Diễn giải.

3. Nhập Ngày, Số chứng từ ghi sổ.

4. Tích chọn Cách lập là Lập từ chứng từ gốc.

5. Nhấn Chọn chứng từ.

• Chọn Khoảng thời gian.
• Nhấn Liệt kê.
• Tích chọn chứng từ trên danh sách kết quả.
• Nhấn Đồng ý.

6. Phần mềm lấy lên danh sách chứng từ đã chọn.

7. Nếu cần bỏ chứng từ nào trên danh sách liệt kê chứng từ, anh/chị chọn chứng từ trên danh sách, nhấn Loại bỏ chứng từ.

Nhấn Có để xác nhận loại bỏ chứng từ, nhấn Không để giữ nguyên chứng từ trên danh sách.

8. Sau khi khai báo xong, nhấn Cất để hoàn thành.

9. Nhấn In để in mẫu S02a-H: Chứng từ ghi sổ.

b. Lập chứng từ ghi sổ từ bảng tổng hợp chứng từ cùng loại

1. Sau khi lập Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, Vào phân hệ Tổng hợp, chọn Chứng từ ghi sổ/Lập chứng từ ghi sổ.

2. Nhập thông tin Diễn giải.

3. Nhập Ngày, Số chứng từ ghi sổ.

4. Tích chọn Cách lập là Lập từ bảng tổng hợp chứng từ cùng loại.

5. Nhấn Chọn chứng từ.

• Chọn Khoảng thời gian.
• Nhấn Liệt kê.
• Tích chọn chứng từ trên danh sách kết quả.
• Nhấn Đồng ý.

6. Phần mềm lấy lên danh sách chứng từ đã chọn.

7. Nếu cần bỏ chứng từ nào trên danh sách liệt kê chứng từ, anh/chị chọn chứng từ trên danh sách, nhấn Loại bỏ chứng từ.

Nhấn Có để xác nhận loại bỏ chứng từ, nhấn Không để giữ nguyên chứng từ trên danh sách.

8. Sau khi khai báo xong, nhấn Cất để hoàn thành.

9. Nhấn In, chọn in mẫu:

• S02a-H: Chứng từ ghi sổ.
• Chứng từ ghi sổ.

c. Một số lưu ý khi lập chứng từ ghi sổ

1. Chỉ lập được từ các chứng từ phát sinh đã được ghi sổ trên chương trình và lập chi tiết theo từng dòng hạch toán tương ứng với từng cặp định khoản ghi vào sổ.

2. Một chứng từ gốc hoặc 1 bảng tổng hợp chứng từ cùng loại chỉ được nằm trong 1 chứng từ ghi sổ, nếu đã lập chứng từ ghi sổ rồi thì không được lập ở chứng từ ghi sổ khác.

3. Chỉ lập được chứng từ ghi sổ đối với những chứng từ gốc có thông tin Số lượng khác 0 hoặc giá trị hạch toán khác 0.

4. Các chứng từ chỉ có hạch toán đồng thời (định khoản đơn) như TK 004, 006, 008, 009, 012, 013, 014, 018 thì vẫn lập được chứng từ ghi sổ bình thường.

5. Chứng từ ghi sổ được lập từ chứng từ gốc nếu có thay đổi (sửa hoặc xóa) chứng từ gốc thì sẽ được cập nhật lại vào Chứng từ ghi sổ tương ứng.