1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn anh/chị các công việc cần thực hiện trước khi hợp nhất, sáp nhập đơn vị trường học, gồm kiểm kê, đối chiếu và xác nhận số liệu và lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán cho kỳ kế toán cuối cùng trên Mimosa 2025.
Nội dung được thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn 1010/BTC-QLKT và Công văn 6196/BTC-QLKT và Công văn số 1720/BTC-KTN.
2. Các công việc cần thực hiện
2.1. Xác định kỳ kế toán cuối cùng
Đơn vị căn cứ vào quyết định hợp nhất, sáp nhập hoặc kết thúc hoạt động để xác định ngày kết thúc hoạt động và kỳ kế toán cuối cùng. Kỳ kế toán được xác định từ đầu năm hoặc đầu kỳ kế toán đến trước ngày đơn vị chính thức hợp nhất, sáp nhập. Đây là cơ sở để đơn vị hoàn thiện số liệu, lập báo cáo và thực hiện khóa sổ kế toán trên Mimosa 2025.
2.2. Kiểm kê tiền mặt
- Đơn vị thực hiện kiểm kê toàn bộ số tiền mặt thực tế đang có tại quỹ tại thời điểm kết thúc hoạt động. Trường hợp phát sinh chênh lệch, đơn vị cần xác định nguyên nhân, thực hiện xử lý và lập biên bản kiểm kê quỹ làm cơ sở bàn giao.
- Thực hiện kiểm kê tiền mặt trên phần mềm theo hướng dẫn tại đây.
2.3. Đối chiếu tiền gửi
- Đơn vị rà soát và đối chiếu số dư tiền gửi tại Kho bạc Nhà nước, ngân hàng
- Nội dung đối chiếu bao gồm các khoản thu, chi chưa hạch toán, khoản chưa báo Có, chưa báo Nợ, phí giao dịch và các giao dịch đang chờ xử lý.
- Sau khi đối chiếu, đơn vị thực hiện điều chỉnh số liệu nếu có chênh lệch và lập hồ sơ xác nhận số dư tiền gửi.
Lưu ý: Thủ tục tất toán tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và đóng tài khoản tại ngân hàng thương mại, anh/chị thực hiện theo quy trình của Kho bạc và ngân hàng.
2.4. Kiểm kê vật tư, hàng hóa
- Đơn vị thực hiện kiểm kê thực tế toàn bộ vật tư, hàng hóa đang quản lý tại thời điểm bàn giao.
- Kết quả kiểm kê được đối chiếu với số lượng, giá trị và tình trạng đang theo dõi trên Mimosa 2025. Đối với các trường hợp thừa, thiếu, hư hỏng hoặc mất mát, đơn vị cần xác định nguyên nhân, xử lý theo quy định và cập nhật vào hồ sơ bàn giao.
2.5. Kiểm kê tài sản cố định, công cụ dụng cụ
Đơn vị rà soát danh sách tài sản cố định, công cụ dụng cụ đang quản lý, sử dụng và tổ chức kiểm kê thực tế theo từng tài sản. Nội dung kiểm kê bao gồm tên tài sản, mã tài sản, bộ phận sử dụng, nguyên giá, hao mòn lũy kế, giá trị còn lại và tình trạng tài sản. Sau khi kiểm kê, đơn vị lập biên bản và bảng tổng hợp tài sản cố định để chuyển giao cho đơn vị tiếp nhận.
- Theo dõi TSCĐ, CCDC trên MISA QLTS tham khảo hướng dẫn tại đây.
- Theo dõi TSCĐ, CCDC trực tiếp trên Mimosa 2025.
- Theo dõi TSCĐ, CCDC bên ngoài (excel hoặc phần mềm khác không phải của MISA).
Lưu ý quan trọng: Theo quy định hiện hành, việc tính hao mòn tài sản cố định chỉ được thược hiện mỗi năm duy nhất một lần vào cuối năm (ngày 31/12). Do vậy, khi bàn giao tài sản để sáp nhập đơn vị, đơn vị bàn giao tài sản không cần phải thực hiện tính hao mòn cho tài sản tại thời điểm bàn giao, mà chỉ cần thực hiện trích khấu hao TSCĐ (nếu có) hoặc phân bổ CCDC tính đến thời điểm sáp nhập. Việc tính hao mòn cho tài sản cố định sẽ do đơn vị tiếp nhận thực hiện vào cuối năm (ngày 31/12) cho những tài sản được bàn giao.
2.6. Xác nhận công nợ phải thu và phải trả
- Đơn vị rà soát toàn bộ các khoản công nợ phải thu, phải trả đang được theo dõi trên Mimosa 2025. Thực hiện đối chiếu, xác nhận số dư với khách hàng, nhà cung cấp, người lao động, đơn vị liên quan và các đối tượng khác.
- Kết quả xác nhận được tổng hợp thành hồ sơ công nợ để phục vụ việc bàn giao.
Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu tại đây.
Báo cáo tổng hợp công nợ phải trả tại đây.
2.7. Lập và nộp báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán cuối kỳ
Đơn vị lập báo cáo đối chiếu Kho bạc, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán cho kỳ kế toán cuối cùng.
Đơn vị thực hiện kết xuất và nộp báo cáo cho Kho bạc Nhà nước và cơ quan Thuế (nếu có) theo quy định.
Lưu ý: Khi lập BCTC trên Mimosa 2025 để nộp, anh/chị chọn kỳ báo cáo cả năm 2026, kể cả trường hợp đơn vị hợp nhất, sáp nhập trong năm.
- Nộp báo cáo đối chiếu mẫu số 01a, 02a tại đây và mẫu số 06 tại đây.
- Nộp báo cáo cho cơ quan Thuế (nếu có) tại đây.
- Nộp báo cáo cho Kho bạc trên Tổng kế toán tại đây.
2.8. In sổ sách, báo cáo và lưu trữ tại đơn vị
- Thực hiện in báo cáo để lưu trữ sau khi được phê duyệt theo hướng dẫn tại đây.
- Xuất khẩu báo cáo ra PDF hoặc Excel lưu ở máy tính theo hướng dẫn tại đây.
2.9. Sao lưu dữ liệu chuẩn
Sau khi được KBNN chấp nhận thành công BCTC trên Tổng kế toán (TKT). Anh chị sao lưu dữ liệu theo hướng dẫn tại đây.
Lưu ý:
- Anh chị thực hiện sao lưu dữ liệu trên phần mềm sau khi được KBNN chấp nhận thành công báo cáo trên Tổng kế toán (TKT)
